ของว่างสำหรับการประชุมออนไลน์แบบ Hybrid

ประชุมแบบ hybrid คือมีคนบางส่วนนั่งในห้อง และอีกส่วนร่วมผ่านจอที่บ้านหรือสาขาอื่น ถ้าแจกอาหารว่างเฉพาะคนในห้อง คนที่อยู่ออนไลน์จะรู้สึกเหมือนถูกลืม ถ้าอยากส่งไปให้ทุกคน คำถามจะเปลี่ยนเป็นเรื่องที่อยู่หลายแห่ง ค่าส่ง และเวลาถึงของ หน้านี้ตอบเรื่อง snack box hybrid meeting ตามข้อมูลที่ BreakHub ยืนยันได้ และบอกตรง ๆ ว่าข้อไหนต้องถามทีมงาน

snack box ส่งหลายที่ ทำได้หรือไม่

เป็นเรื่องที่ต้องให้ทีมงานยืนยันเป็นรายออเดอร์ก่อนสั่ง เพราะแต่ละที่อยู่ต้องตรวจว่าอยู่ในพื้นที่จัดส่ง และมีค่าส่งแยกของตัวเอง

ข้อมูลที่ยืนยันได้ตอนนี้

• พื้นที่จัดส่งหลักคือกรุงเทพและปริมณฑล ทีมงานยืนยันเป็นรายที่อยู่
• ค่าส่งไม่รวมในราคากล่อง และคิดตามระยะทางจริงของแต่ละที่อยู่
• ออเดอร์ขั้นต่ำ 50 กล่อง ผสมชุดได้ และขนมพรีเมียมซ้ำกันได้ไม่เกิน 20 ชิ้นต่อชนิด

สิ่งที่ยังต้องถามทีมงาน คือรับส่งหลายปลายทางในออเดอร์เดียวได้ไหม ขั้นต่ำ 50 กล่องนับรวมทุกที่อยู่หรือแยกที่ และค่าส่งรวมแล้วเป็นเท่าไร ห้ามเดาเอง ส่งรายการที่อยู่ไปให้ทีมงานทางไลน์ แล้วขอคำตอบเป็นข้อความ

ของว่างประชุมออนไลน์ มี 3 วิธีจัดที่ใช้ได้

วิธีที่เลือกขึ้นกับจำนวนคนออนไลน์ ที่อยู่ของพวกเขา และงบค่าส่ง ลองเทียบสามแบบนี้

วิธี	ทำอย่างไร	เหมาะกับ	ข้อควรระวัง
1. ส่งที่เดียว	ส่งกล่องทั้งหมดที่ออฟฟิศ คนออนไลน์ที่มาออฟฟิศวันอื่นมารับ	ทีมที่มีออฟฟิศเป็นจุดศูนย์กลาง	คนออนไลน์ต้องมารับเอง
2. ส่งหลายที่อยู่	กล่องของคนออนไลน์ส่งตรงถึงที่อยู่ของแต่ละคน	ทีมเล็ก ที่อยู่ในพื้นที่จัดส่ง	ค่าส่งแยกต่อที่อยู่ และต้องมีคนรับ
3. ส่งจุดรวมของสาขา	ส่งกล่องไปสาขาละจุด ให้ผู้ประสานงานสาขาแจก	ทีมที่มีหลายสาขา	ต้องมีผู้ประสานงานแต่ละจุด

ในทางปฏิบัติ วิธีที่ 3 มักควบคุมได้ง่ายกว่าวิธีที่ 2 เพราะค่าส่งต่อคนต่ำกว่าและมีคนรับแน่นอน ทุกวิธีต้องผ่านการยืนยันของทีมงานก่อน

ตัวอย่างงบ hybrid 60 คน ในห้อง 40 ออนไลน์ 20

ค่าขนมคำนวณจากจำนวนกล่องคูณราคา ส่วนค่าส่งรวมกี่ที่อยู่ ทีมงานเป็นผู้แจ้งตามระยะทางจริง จึงต้องเว้นเป็นช่องว่างไว้ก่อนในการเสนอผู้อนุมัติ ถ้ามีคนไม่ถึง 50 คน ออเดอร์นี้สั่งไม่ได้ ต้องรวมกับทีมอื่นหรือรอบเบรกอื่นให้ถึง 50 กล่องก่อน

กลุ่ม	แพ็กเกจ	คำนวณ	บาท
ในห้องประชุม (ส่งที่ออฟฟิศ)	Recommend Set	40 × 70	2,800
ออนไลน์ (ส่งที่เดียวหรือหลายที่)	Best Seller Set	20 × 85	1,700
รวมค่าขนม		60 กล่อง	4,500
ค่าส่ง		ทีมงานยืนยันตามจำนวนที่อยู่	แจ้งภายหลัง

ถ้าทุกคนออนไลน์ส่งตรงถึงบ้านคนละที่ 10 ที่อยู่ ค่าส่งอาจมากกว่าค่าขนมของกล่องเหล่านั้นก็ได้ จึงควรขอตัวเลขก่อนตกลง และเทียบกับทางเลือกที่ส่งรวมจุดเดียว ตัวเลขค่าส่งอ่านเพิ่มที่ ค่าส่ง snack box

snack box พนักงานทำงานที่บ้าน ต้องรู้อะไรเพิ่ม

ส่งถึงบ้านพนักงานต้องใช้ที่อยู่ส่วนตัว ซึ่งเป็นข้อมูลอ่อนไหว ควรให้พนักงานแจ้งเองและยินยอม ไม่ควรดึงจากระบบ HR โดยไม่ถาม

• ถามพนักงานก่อนว่ายินดีรับกล่องที่บ้านหรือไม่ และสะดวกรับช่วงเวลาไหน
• ให้พนักงานเลือกส่งที่บ้านหรือรับที่จุดรวม ไม่บังคับ
• เก็บที่อยู่ไว้เฉพาะงานนี้ และลบเมื่อใช้เสร็จตามนโยบายบริษัท
• ตรวจว่าที่อยู่อยู่ในกรุงเทพและปริมณฑล ทีมงานยืนยันพื้นที่เป็นรายที่อยู่
• ให้พนักงานรับสายผู้ส่งในช่วงเวลาที่นัด

สำหรับพนักงานที่อยู่นอกพื้นที่จัดส่ง ควรหาทางเลือกอื่น เช่น เปลี่ยนเป็นของที่ฝ่ายบุคคลเลือกเอง เพราะ BreakHub ไม่ได้ยืนยันว่าส่งนอกพื้นที่ได้

เวลาและการประสานงานวันประชุม

เวลาถึงของควรตรงกันให้มากที่สุด เพื่อให้ทุกคนเปิดกล่องพร้อมกันตอนพักเบรก แต่การส่งหลายที่ทำให้เวลาถึงต่างกันได้เป็นปกติ จึงควรให้ขนมถึงก่อนเวลาประชุมเสมอ

1. ถามทีมงานว่ากำหนดช่วงเวลาถึงของแต่ละที่อยู่ได้หรือไม่
2. ให้ของถึงก่อนเริ่มประชุมอย่างน้อยครึ่งชั่วโมง ไม่ใช่เวลาเบรก
3. แจ้งผู้ร่วมประชุมออนไลน์ล่วงหน้าว่าจะมีกล่องมาส่งและช่วงเวลาที่ต้องอยู่
4. กำหนดคนติดต่อกลางคนหนึ่งที่รับแจ้งปัญหาในวันประชุม
5. หลังเบรก ถามผู้ร่วมงานว่าได้รับของครบหรือไม่ เพื่อบันทึกสำหรับครั้งหน้า

สั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วัน และสำหรับออเดอร์หลายที่อยู่ ควรเผื่อมากกว่านั้นเพราะต้องรอการยืนยันที่อยู่ทุกจุด

อ่านเพิ่มเติม: สั่ง snack box ล่วงหน้ากี่วัน

อาหารว่าง hybrid event เลือกแพ็กเกจแบบไหน

สำหรับ hybrid ควรเลือกแพ็กเกจที่มีเครื่องดื่มติดไปด้วย หรือยืนยันก่อนว่าผู้รับมีน้ำดื่มของตัวเอง เพราะคนที่รับกล่องที่บ้านอาจไม่ได้เตรียมเครื่องดื่มไว้ ควรแจ้งจำนวนผู้เข้าร่วมแต่ละที่ให้ชัดเจนตั้งแต่ตอนสั่ง

แพ็กเกจ	ราคา/กล่อง	สิ่งที่ได้	ข้อสังเกตสำหรับ hybrid
Value Set	42	ขนมคลาสสิก 1 ชิ้น + น้ำดื่มถ้วย 100 มล.	ได้เครื่องดื่ม ค่ากล่องต่ำ
Recommend Set	70	ขนมพรีเมียม 2 ชิ้น (ไม่มีเครื่องดื่ม)	เหมาะกับคนในห้องที่มีน้ำให้อยู่แล้ว
Best Seller Set	85	ขนมพรีเมียม 2 ชิ้น + น้ำส้ม 180 มล.	ครบ เหมาะกับส่งถึงบ้าน

ทีมที่ส่งถึงบ้านอาจเลือก Value Set หรือ Best Seller Set เพราะมีเครื่องดื่มติดไป ส่วนคนในห้องใช้ Recommend Set ก็ได้ ถ้าอยากเพิ่มเครื่องดื่มให้ Recommend Set แจ้งทีมงานตอนสั่ง ทีมงานจะแจ้งราคาตอนยืนยัน ผสมแพ็กเกจในออเดอร์เดียวได้ เมนูของขนมหมุนเวียน ทีมงานจะยืนยันให้ก่อนส่ง ดูแพ็กเกจทั้งหมดที่ หน้า snack box และขั้นตอนขอราคาที่ /quote/ เมื่อต้องการให้เอกสารสำหรับองค์กร อ่านที่ บริการใบเสนอราคาองค์กร

ทีมออนไลน์มีไม่ถึง 50 คน ต้องทำอย่างไร

ขั้นต่ำ 50 กล่องใช้กับทั้งออเดอร์ ไม่ใช่เฉพาะกลุ่มออนไลน์ ดังนั้น hybrid meeting ที่มีคนในห้อง 40 คนกับคนออนไลน์ 10 คนยังสั่งได้ ตราบใดที่ยอดรวมถึง 50 กล่อง

ปัญหาจริงเกิดกับทีมที่ทุกกลุ่มเล็ก เช่น ในห้อง 15 คน ออนไลน์ 10 คน รวมแล้วแค่ 25 กล่อง ซึ่ง BreakHub ไม่รับออเดอร์ต่ำกว่า 50 กล่อง ทางที่พอเป็นไปได้มีดังนี้

• รวมกับประชุมอื่นของบริษัท ถ้ามีประชุมหรืออบรมอีกงานในสัปดาห์เดียวกัน ลองถามทีมงานว่ารวมเป็นออเดอร์เดียวได้ไหม
• ใช้ของอย่างอื่นสำหรับครั้งนี้ ถ้ามีคนไม่ถึงครึ่งของขั้นต่ำ การสั่งเผื่อให้ถึง 50 กล่องจะเหลือเยอะและเสียงบเปล่า
• ถามทีมงานก่อน เรื่องขั้นต่ำเมื่อส่งหลายที่ ยังไม่มีคำยืนยันตายตัวในหน้านี้ ทีมงานตอบเป็นรายออเดอร์

ตัวอย่างงบสำหรับ 50 กล่องแบบผสม ในห้อง 30 คนใช้ Recommend Set 30 × 70 = ฿2,100 และออนไลน์ 20 คนใช้ Value Set 20 × 42 = ฿840 รวม ฿2,940 ก่อนค่าส่ง ผ่านขั้นต่ำพอดี

ข้อจำกัดและสิ่งที่ควรรู้ก่อนสั่งสำหรับ hybrid meeting

ก่อนเสนอผู้อนุมัติ ควรเช็กข้อเหล่านี้ให้ครบ เพราะ hybrid มีจุดที่ BreakHub ยังต้องยืนยันเป็นรายออเดอร์มากกว่างานที่ส่งจุดเดียว

เรื่อง	สิ่งที่ควรรู้
ขั้นต่ำ	50 กล่องต่อออเดอร์ ต่ำกว่านี้ไม่รับ
หลายที่อยู่	ต้องให้ทีมงานยืนยันก่อน ไม่รับปากว่าส่งได้ทุกจุด
ค่าส่ง	ไม่รวมในราคากล่อง คิดตามระยะทางจริงของแต่ละที่อยู่
พื้นที่	กรุงเทพและปริมณฑล ส่วนจังหวัดอื่นถามเป็นรายกรณี
สั่งล่วงหน้า	อย่างน้อย 2 วัน งานหลายที่อยู่ควรเผื่อมากกว่านั้น
เวลาถึง	ทีมงานยืนยันเวลา แต่ไม่รับประกันว่าทุกที่อยู่จะถึงพร้อมกัน
แพ้อาหาร	ไม่รับรองว่าปลอดสารก่อภูมิแพ้
ชำระเงิน	เต็มจำนวนก่อนวันส่ง ลดกล่องต้องแจ้งล่วงหน้า 48 ชั่วโมง

ถ้าพนักงานบางคนไม่อยู่บ้านตอนส่ง กล่องจะค้างที่ผู้ส่งหรือเสียไปเปล่า ๆ จึงควรให้พนักงานยืนยันวันเวลาที่รับของได้จริงก่อนส่งรายการที่อยู่ให้ทีมงาน

สรุป

snack box hybrid meeting ทำได้เมื่อยอดรวมถึง 50 กล่อง และที่อยู่ทุกจุดอยู่ในกรุงเทพหรือปริมณฑลตามที่ทีมงานยืนยัน ราคากล่องเริ่ม ฿42 ฿70 และ ฿85 ส่วนค่าส่งแยกตามระยะทางของแต่ละที่อยู่ การส่งรวมจุดเดียวมักคุมงบได้ง่ายที่สุด ส่วนการส่งถึงบ้านต้องถามค่าส่งและขอคำตอบเป็นข้อความก่อนตกลง

ส่งรายการที่อยู่และจำนวนกล่องผ่านแบบฟอร์มขอใบเสนอราคาหรือปุ่มสั่งทางไลน์ แล้วรอทีมงานยืนยัน