บริการใบเสนอราคาและจัดซื้อองค์กร

ฝ่ายจัดซื้อหรือแอดมินที่ต้องหา ใบเสนอราคา snack box บริษัท มักเจอโจทย์เดียวกัน หัวหน้าอยากเห็นตัวเลขที่ชัด ผู้จัดงานอยากรู้ว่าของจะมาถึงวันไหน และทุกคนอยากให้ยอดที่ตกลงกันไว้ตรงกับยอดที่จ่ายจริง หน้านี้อธิบายว่าจะขอใบเสนอราคาจาก BreakHub อย่างไร ต้องเตรียมข้อมูลอะไร และมีเรื่องไหนที่ต้องถามทีมงานเป็นรายออเดอร์

ช่องทางขอราคามี 2 ทาง คือฟอร์มที่หน้า ขอใบเสนอราคา กับปุ่มสั่งทางไลน์ ทั้งสองทางใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน เลือกทางที่สะดวกกว่าได้เลย

ขอใบเสนอราคา snack box สั่งยังไง

ขอได้ใน 4 ขั้นตอน ตั้งแต่เลือกชุดจนถึงยืนยันออเดอร์ ทีมงานเป็นคนสรุปเมนู ค่าส่ง และยอดรวมให้ก่อนที่คุณจะตัดสินใจสั่งจริง

1. เลือกชุดที่สนใจ หรือบอกงบต่อกล่องแล้วให้ทีมงานช่วยจัดชุดให้
2. ส่งจำนวนกล่อง วันและเวลาที่ต้องการรับของ สถานที่ส่ง และประเภทงาน ผ่านปุ่มสั่งทางไลน์หรือฟอร์ม /quote/
3. ทีมงานยืนยันเมนู ค่าส่ง และยอดรวมกลับมา
4. คุณตรวจและยืนยัน ชำระเต็ม 100% ก่อนวันส่ง ออเดอร์จึงเข้าคิวเตรียมของ

ถ้ากดปุ่มสั่งทางไลน์ในหน้าชุด ระบบจะคัดลอกสรุปออเดอร์ไปให้ในแชตเลย ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งหมด

ต้องใช้ข้อมูลบริษัทอะไรบ้างตอนขอใบเสนอราคา

ข้อมูลที่ทีมงานต้องใช้เพื่อคิดราคามี 5 อย่างหลัก ถ้าบริษัทมีข้อกำหนดเรื่องรูปแบบเอกสารเพิ่มเติม ให้แจ้งไว้ในข้อความเดียวกัน แล้วรอทีมงานยืนยันว่าออเดอร์นั้นทำได้หรือไม่

ข้อมูล	ตัวอย่างที่แจ้ง	ใช้ทำอะไร
จำนวนกล่อง	60 กล่อง	คิดยอดรวม ขั้นต่ำ 50 กล่อง
ชุด	Recommend Set 40 กล่อง และ Best Seller Set 20 กล่อง	คิดราคาต่อกล่อง ผสมชุดได้ ขนมชนิดเดียวกันไม่เกิน 20 ชิ้น
วันและเวลารับของ	วันที่ 12 เวลา 09.30 น.	วางคิวเตรียมของ
สถานที่ส่ง	ชื่ออาคาร ชั้น จุดรับของ	ยืนยันพื้นที่และค่าส่ง
ประเภทงาน	ประชุมภายใน อบรม สัมมนา	ช่วยแนะนำชุดที่เหมาะ

ถ้าบริษัทต้องการให้เอกสารระบุชื่อนิติบุคคลหรือที่อยู่ตามที่แจ้ง ให้ส่งมาพร้อมกัน ทีมงานจะตอบว่าทำได้แค่ไหน เอกสารที่ออกให้ตามคำขอมี ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน อ่านเพิ่มได้ที่หน้า เอกสารสั่งซื้อสำหรับองค์กร

ยอดรวมของงานจริงคิดอย่างไรก่อนขอใบเสนอราคา

ยอดตั้งต้นคิดจากจำนวนกล่องคูณราคาต่อกล่อง ส่วนค่าส่งจะบวกเพิ่มภายหลังตามระยะทางจริงที่ทีมงานยืนยัน ค่าส่งไม่รวมอยู่ในราคากล่อง

ตัวอย่าง ฝ่ายบุคคลสั่งขนมสำหรับประชุมไตรมาส 60 คน แบ่งเป็น Recommend Set 40 กล่อง และ Best Seller Set 20 กล่อง

รายการ	จำนวน	ราคา/กล่อง	รวม (บาท)
Recommend Set	40	70	2,800
Best Seller Set	20	85	1,700
ยอดก่อนค่าส่ง	60		4,500

ยอด 4,500 บาทนี้ยังไม่รวมค่าส่ง ซึ่งคิดตามระยะทางจริง ถ้าอยากลองสลับสัดส่วนชุดให้เข้างบ ใช้ เครื่องคำนวณงบ snack box ก่อนส่งข้อมูลก็ได้ งบเท่ากัน เปลี่ยนจาก Best Seller Set 20 กล่องเป็น Value Set จะลดยอดลง 860 บาท เพราะส่วนต่างกล่องละ 43 บาท

ขนมประชุมเอกสารจัดซื้อ ต้องเตรียมอะไรฝั่งองค์กร

เอกสารจัดซื้อส่วนใหญ่เริ่มจากใบเสนอราคา แล้วตามด้วยการอนุมัติภายในของแต่ละองค์กร ขั้นตอนฝั่งบริษัทของคุณเป็นเรื่องที่ BreakHub ไม่ทราบล่วงหน้า จึงควรเช็กกับฝ่ายบัญชีหรือผู้อนุมัติก่อนส่งข้อมูลมา

คำถามที่ควรถามฝั่งบริษัทก่อนขอราคา

• จำนวนใบเสนอราคา บางองค์กรต้องแนบหลายใบเพื่อเปรียบเทียบ ให้ถามผู้อนุมัติก่อนว่าต้องใช้กี่ใบ
• วงเงินอนุมัติ ควรเช็กว่าวงเงินของงานนี้รวมค่าส่งหรือไม่ เพราะค่าส่งแยกจากราคากล่อง
• การระบุรายการ ภายในบริษัทอาจต้องเขียนเป็นรายกล่องหรือรวมเป็นชุดอาหารว่าง ให้แจ้งทีมงานว่าอยากได้รูปแบบไหน
• เอกสารหลังรับของ ถ้าต้องใช้ใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงิน ให้บอกตั้งแต่ข้อความแรก

ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงินขอได้ ส่วนเอกสารรูปแบบพิเศษที่หน่วยงานกำหนดเอง เรายังไม่ระบุตายตัวไว้ในหน้านี้ ต้องยืนยันกับทีมงานเป็นรายออเดอร์ก่อนสั่ง จะได้ไม่เจอปัญหาทีหลังว่าเอกสารไม่ตรงกับที่บัญชีต้องการ งานหน่วยงานรัฐมีหน้าอธิบายแยกที่ ชุดเบรกสำหรับหน่วยงานราชการ

ใบเสนอราคาจัดเบรกช่วยผู้สั่งได้อย่างไร

ใบเสนอราคาจัดเบรกให้ผู้อนุมัติเห็นรายการ จำนวน และยอดในเอกสารแผ่นเดียวก่อนจ่ายจริง ผู้สั่งเองก็ใช้ยืนยันกับทีมงานได้ว่าตกลงอะไรกันไว้ เทียบสองสถานการณ์ที่เจอบ่อย

สถานการณ์	ถามราคาทางแชตอย่างเดียว	มีใบเสนอราคา
ขออนุมัติงบ	แนบได้แค่ข้อความแชต	แนบรายการและยอดที่ทีมงานยืนยัน
ตรวจรับของ	ต้องนึกว่าตกลงกี่กล่อง	เทียบจำนวนกับเอกสารได้ทันที
แก้ไขหลังสั่ง	ต้องไล่อ่านแชตย้อนหลัง	ระบุได้ว่าเปลี่ยนจากรายการไหนเป็นอะไร

จุดที่ทำให้งานเอกสารสะดุดบ่อยที่สุดคือค่าส่ง แอดมินมักขออนุมัติเฉพาะค่าขนม แล้วค่อยเจอค่าส่งทีหลัง วิธีกันปัญหาคือให้ทีมงานระบุค่าส่งไว้ในยอดรวมตั้งแต่ครั้งแรก และเขียนในเอกสารขออนุมัติว่า "ค่ากล่อง บวกค่าส่งตามที่ทีมงานแจ้ง"

อ่านเพิ่มเติม: สิ่งที่ต้องแจ้งร้านจัดเบรกก่อนสั่ง

ยกเลิก เปลี่ยนจำนวน หรือขอคืนเงินหลังสั่งทำได้ไหม

ลดจำนวนกล่องได้ถ้าแจ้งล่วงหน้า 48 ชั่วโมง หลังจากนั้นจำนวนเดิมถือเป็นยอดที่ต้องชำระ ส่วนเงื่อนไขยกเลิกทั้งออเดอร์และการคืนเงิน หน้านี้ไม่มีตัวเลขตายตัว ให้แจ้งทีมงานทางไลน์ทันทีที่แผนเปลี่ยน แล้วทีมงานจะบอกว่าออเดอร์นั้นแก้ได้หรือไม่ตามสถานะการเตรียมของ

มีแนวปฏิบัติสั้น ๆ ที่ช่วยลดความเสี่ยง

• ยืนยันจำนวนคนให้ใกล้ที่สุด ควรทำก่อนกดยืนยันออเดอร์ เพราะการแก้หลังเริ่มเตรียมของยากกว่า
• บอกเป็นช่วงถ้ายังไม่แน่ใจ เช่น 60 ถึง 70 กล่อง แล้วถามทีมงานว่าล็อกจำนวนได้ช้าที่สุดเมื่อไร
• เก็บข้อความยืนยัน ข้อความที่ทีมงานสรุปยอดและรายการไว้ใช้เป็นหลักฐานตอนขอแก้
• ระวังขั้นต่ำ 50 กล่อง ถ้าลดแล้วเหลือต่ำกว่า 50 กล่อง ให้ถามทีมงานก่อน เพราะขั้นต่ำต่อออเดอร์คือ 50 กล่อง

เรื่องคืนเงินก็เช่นกัน ให้ถามเงื่อนไขก่อนยืนยันออเดอร์ ไม่ใช่หลังจากของถูกเตรียมไปแล้ว

เช็กลิสต์ก่อนกดส่งฟอร์มขอใบเสนอราคา

ถ้าตอบได้ครบ 6 ข้อนี้ ทีมงานแทบไม่ต้องถามกลับ และคุณจะได้ใบเสนอราคาเร็วขึ้น

1. วันที่และเวลาที่ต้องการรับของ
2. จำนวนกล่องทั้งหมด และแบ่งตามชุดกี่กล่อง
3. ที่อยู่ส่ง พร้อมชั้นหรือจุดนัดรับ และชื่อผู้ติดต่อหน้างาน
4. งบต่อกล่องหรืองบรวมที่อนุมัติ
5. เอกสารที่บริษัทต้องการหลังรับของ
6. ข้อควรระวังด้านอาหารของผู้ร่วมงาน ซึ่งควรถามทีมงานว่าช่วยได้แค่ไหน

ปัญหาที่เกิดได้บ่อยตอนส่งของให้ออฟฟิศไม่ใช่ราคา แต่เป็นที่อยู่ไม่ชัดและไม่มีคนลงมารับ จึงควรระบุชื่อผู้ติดต่อที่โทรถึงได้ในวันงาน อีกวิธีที่ช่วยคือเทียบรายการกับ checklist สั่ง snack box สำหรับฝ่ายจัดซื้อ แล้วเปิดดูชุดทั้งหมดที่ หน้าชุด snack box

ข้อจำกัดและสิ่งที่ควรรู้ก่อนขอใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาของ BreakHub ใช้กับออเดอร์ตั้งแต่ 50 กล่องขึ้นไป และยังมีข้อจำกัดอีกหลายข้อที่ควรรู้ก่อนวางแผน

• ขั้นต่ำ 50 กล่องต่อออเดอร์ งานที่เล็กกว่านั้นสั่งตรงไม่ได้ ให้ลองรวมหลายทีมหรือหลายเบรกเป็นออเดอร์เดียว หรือถามทีมงานทางไลน์
• ค่าส่งแยกต่างหาก ค่าส่งคิดตามระยะทางจริงและทีมงานแจ้งก่อนยืนยัน ที่อยู่แต่ละแห่งต้องให้ทีมงานตรวจก่อนว่าส่งได้หรือไม่
• ไม่ใช่ทุกงานทำได้ในวันเดียว ปกติต้องสั่งล่วงหน้า 2 วัน ส่วนตัวเลือกด่วนมีเมนูจำกัดและขึ้นกับคิว
• ชำระเต็มก่อนส่ง ชำระ 100% ก่อนวันส่ง และการลดจำนวนกล่องต้องแจ้งก่อน 48 ชั่วโมง
• เรื่องอาหารของผู้ร่วมงาน เราไม่รับรองว่าปลอดภัยสำหรับผู้แพ้อาหาร หากมีกรณีเฉพาะให้บอกทีมงานก่อนสั่งว่าช่วยเลือกเมนูให้ได้แค่ไหน

สรุป

การขอใบเสนอราคา snack box บริษัทกับ BreakHub ใช้ข้อมูลไม่กี่อย่าง คือจำนวนกล่อง ชุด วันเวลา สถานที่ส่ง และประเภทงาน ราคาอยู่ที่ 42, 70 และ 85 บาทต่อกล่อง ขั้นต่ำ 50 กล่อง ค่าส่งแยกตามระยะทาง ทีมงานยืนยันยอดรวมก่อนคุณตัดสินใจสั่ง ถ้ามีข้อกำหนดเรื่องเอกสารหรือเงื่อนไขยกเลิก ให้ถามตั้งแต่ข้อความแรก

พร้อมแล้วส่งรายละเอียดที่หน้า ขอใบเสนอราคา หรือกดปุ่มสั่งทางไลน์ในหน้าชุดได้เลย