Snack Box สำหรับฝ่าย HR และ Admin

เช้าวันจันทร์มีประชุมพนักงานรวม 60 คน วันพุธมีปฐมนิเทศรุ่นใหม่ ปลายเดือนมีงานเลี้ยงแผนก และทุกงานหัวหน้าถามเหมือนกันว่า "ขนมสั่งหรือยัง" คนที่รับหน้าที่นี้คือฝ่ายบุคคลกับแอดมิน หน้านี้เขียนให้คนกลุ่มนั้นโดยเฉพาะ เพื่อให้การสั่ง snack box ฝ่ายบุคคลเป็นงานที่ทำซ้ำได้โดยไม่ต้องคิดใหม่ทุกครั้ง

คนที่ค้นหาว่า snack box hr หรือ snack box admin กำลังพูดถึงบริการเดียวกัน ที่ BreakHub เรารับสั่งขั้นต่ำ 50 กล่อง ผ่านปุ่มสั่งทางไลน์หรือแบบฟอร์ม และส่งในกรุงเทพกับปริมณฑล งานภายในที่คนน้อยกว่า 50 ให้รวมกับงานอื่นของบริษัทในช่วงวันใกล้กัน เพื่อให้ยอดถึงขั้นต่ำ

HR และแอดมินสั่ง snack box ไปใช้ในงานอะไรบ้าง

งานที่ HR และแอดมินสั่งบ่อยที่สุดคือประชุมภายในและกิจกรรมพนักงาน แต่ละงานมีจำนวนคนและงบไม่เท่ากัน จึงเลือกชุดไม่เหมือนกัน ตารางด้านล่างเป็นตัวอย่างจับคู่งานกับชุด คำนวณจากราคากล่องคูณจำนวนคนตรง ๆ

งานภายใน	จำนวนคน	ชุดที่เหมาะ	ยอดก่อนค่าส่ง
ปฐมนิเทศพนักงานใหม่รวมทุกสาขา	50 คน	Value Set ฿42	50 × 42 = ฿2,100
ประชุมพนักงานประจำเดือน	60 คน	Recommend Set ฿70	60 × 70 = ฿4,200
ทีมบิลดิ้งครึ่งวัน	60 คน	Best Seller Set ฿85	60 × 85 = ฿5,100
ประชุมรวมหลายแผนก	100 คน	Value Set ฿42	100 × 42 = ฿4,200
ประชุมเช้าและบ่ายวันเดียวกัน	60 คน × 2 รอบ	Recommend Set ฿70	120 × 70 = ฿8,400

ค่าจัดส่งไม่รวมอยู่ในตาราง เพราะคิดตามระยะทางจริงและทีมงานแจ้งก่อนคุณยืนยัน ถ้า HR ต้องดูแลหลายงานต่อเดือน การเก็บตารางแบบนี้ไว้ในไฟล์เดียวช่วยให้ตอบผู้จัดการได้ทันทีว่างบต่อหัวเท่าไรและชุดไหนเข้ากับงานไหน

เช็กลิสต์ผู้จัดงานก่อนสั่ง ต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง

ข้อมูลที่ทีมงานต้องใช้มีแปดอย่าง ถ้าเตรียมครบก่อนทักไลน์ จะได้คำตอบเรื่องยอดรวมและเวลาในข้อความเดียว ไม่ต้องถามกลับไปมาหลายรอบ

1. ชื่องานและประเภท เช่น ประชุมพนักงาน ปฐมนิเทศ หรืองานเลี้ยงแผนก ทีมงานใช้ข้อมูลนี้แนะนำเมนูที่เหมาะกับงาน
2. จำนวนกล่อง ขั้นต่ำ 50 กล่อง ให้รวมวิทยากรและทีมจัดงานเข้าไปด้วย
3. ชุดที่เลือกหรืองบต่อหัว ถ้าผู้อนุมัติตั้งงบไว้แล้ว บอกตัวเลขนั้นได้เลย ทีมงานช่วยจัดชุดให้ใกล้เคียง
4. วันและเวลาที่ต้องการรับของ ควรเผื่อก่อนเริ่มเบรกสักครึ่งชั่วโมงเพื่อตั้งโต๊ะ
5. ที่อยู่ ชั้น ห้อง และชื่อผู้รับ ผู้รับต้องเป็นคนที่อยู่หน้างานจริง ไม่ใช่คนที่ลาหยุดวันนั้น
6. ข้อจำกัดของผู้เข้าร่วม เช่น คนที่ไม่ทานหมู หรือแพ้อาหาร
7. เอกสารที่ฝ่ายบัญชีต้องใช้ ขอใบเสนอราคาก่อนได้ ส่วนใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินยืนยันกับทีมงานเป็นรายออเดอร์
8. ผู้อนุมัติงบและวันส่งเอกสารเบิก เขียนไว้ในเช็กลิสต์ของเราเอง จะได้ไม่ลืมตอนปิดงาน

เก็บเช็กลิสต์ที่กรอกแล้วเป็นเทมเพลต ออเดอร์ครั้งต่อไปคัดลอกแล้วแก้เฉพาะจำนวนกับวัน มีเวอร์ชันละเอียดที่ใช้ได้กับทุกประเภทงานใน เช็กลิสต์สั่ง snack box สำหรับองค์กร

จัดเบรก HR ควรเริ่มเตรียมกี่วันก่อนงาน

งานจัดเบรก HR ทั่วไปควรเริ่มเตรียมของว่างราว 5 ถึง 7 วันก่อนงาน เพื่อให้เหลือเวลาขอใบเสนอราคาและรออนุมัติภายใน แล้วยืนยันกับทีมงานอย่างน้อย 2 วันก่อนส่ง เพราะ BreakHub กำหนดให้สั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วัน

ลำดับที่ใช้ได้จริงคือ ราว 7 วันก่อนงาน ล็อกจำนวนคนคร่าว ๆ และขอใบเสนอราคา ราว 5 วันก่อนงาน ส่งใบเสนอราคาเข้าขั้นตอนอนุมัติ 2 วันก่อนงาน ยืนยันจำนวนจริง ชุด เมนู และสถานที่กับทีมงาน 1 วันก่อนงาน แจ้งชื่อผู้รับหน้างานและตรวจเวลาที่ของจะถึง และในวันงาน นับกล่องตอนรับของ ถ้าจำนวนไม่ตรงให้แจ้งทีมงานทันที

จุดที่ HR หลายคนพลาดคือการรอตัวเลขผู้เข้าร่วมให้นิ่งที่สุดก่อนสั่ง ทั้งที่การลดจำนวนกล่องต้องแจ้งก่อน 48 ชั่วโมง หลังจากนั้นเราคิดตามจำนวนเดิม ดังนั้นให้ล็อกตัวเลขล่าสุดที่ 2 วันก่อนงาน และเผื่อกล่องเกินไว้เล็กน้อยแทนการสั่งกะทันหัน ถ้าจำเป็นต้องด่วนจริงมีตัวเลือกสั่งก่อน 10:00 น. รับ 17:00 น. วันเดียวกัน แต่ใช้ได้กับขนมบางรายการและขึ้นกับคิวของวัน ดูเงื่อนไขที่ หน้าออเดอร์ด่วน

เสนอของบ snack box ให้ผู้อนุมัติอย่างไร

ผู้อนุมัติอยากเห็นตัวเลขสามอย่าง คือจำนวนคน ราคาต่อหัว และยอดรวม ใส่ตัวเลขสามอย่างนี้ในใบขออนุมัติ แล้วเขียนกำกับว่าค่าจัดส่งยังไม่รวมและทีมงานจะแจ้งให้ทราบก่อนยืนยัน

ตัวอย่างบันทึกขออนุมัติสำหรับประชุมพนักงาน 60 คน 2 รอบ เขียนได้ประมาณนี้ Recommend Set ฿70 รอบเช้า 60 กล่อง รวม ฿4,200 และรอบบ่ายอีก 60 กล่อง รวม ฿4,200 รวมสองรอบ ฿8,400 ยังไม่รวมค่าจัดส่ง ถ้างบต่อหัวของบริษัทอยู่ระหว่างสองชุด ให้ถามทีมงานว่าชุดไหนใกล้เคียงที่สุด หรือให้ช่วยจัดชุดตามงบ ทีมงานจัดได้ภายในเมนูที่มีอยู่

เมื่อต้องแนบใบเสนอราคา ใช้ แบบฟอร์มขอใบเสนอราคา ได้เลย รายละเอียดเอกสารที่บริษัทใช้ ดูที่ หน้าใบเสนอราคาสำหรับองค์กร

ขนมออฟฟิศประชุม ควรเลือกแบบไหน

ขนมสำหรับประชุมในออฟฟิศควรกินได้โดยไม่ต้องใช้ช้อนส้อม ไม่ทิ้งเศษบนโต๊ะ และไม่มีกลิ่นแรงในห้องปิด กล่องเดี่ยวตอบเรื่องนี้ได้ เพราะแต่ละคนหยิบกลับไปนั่งที่เดิมได้โดยไม่ต้องยืนออกันหน้าโต๊ะ ขนมประชุมฝ่ายบุคคลก็เลือกด้วยหลักเดียวกัน

ตัวอย่างขนมที่กินง่ายในเมนูของเรา ฝั่งคลาสสิกมีเพลนครัวซองต์ ขนมปังเนยสด และเค้กกล้วยหอมช็อกโกแลตชิพ ฝั่งพรีเมียมมีทาร์ตไข่คลาสสิก บัตเตอร์เค้ก และบราวนี่คุกกี้ช็อกโกแลต ถ้าประชุมวันนั้นมีทั้งพนักงานประจำและแขกจากข้างนอก ลองใช้ชุดที่มีเครื่องดื่มในตัว เช่น Best Seller Set ที่มีน้ำผลไม้รสส้ม 180 มล. จะได้ไม่ต้องมีใครคอยแจกน้ำ ส่วนอาหารว่างพนักงานในวันปกติ Value Set หรือ Recommend Set ก็เพียงพอ ดูรายการขนมที่ไม่เลอะมือเพิ่มได้ที่ ขนมประชุมที่กินง่าย ไม่เลอะ

ขนมงานภายในบริษัท เช่น วันเกิดแผนกหรือแจ้งผลงานประจำไตรมาส ใช้ชุดเดียวกันได้ แต่ขั้นต่ำยังเป็น 50 กล่อง งานเล็กจึงควรรวมกับงานอื่นที่อยู่ใกล้วันกัน หรือจัดเป็นงานรวมทั้งออฟฟิศ

สั่งซ้ำทุกเดือนให้ง่ายขึ้นได้อย่างไร

วิธีที่ได้ผลคือเก็บข้อความสั่งครั้งก่อนไว้ แล้วส่งซ้ำพร้อมเปลี่ยนตัวเลข ทีมงานเห็นประวัติแชทเดิมและยืนยันรายละเอียดได้เร็วขึ้น ไม่ต้องเริ่มอธิบายจากศูนย์

• ที่อยู่และข้อมูลผู้รับ ของแต่ละสถานที่ เช่น สำนักงานใหญ่และสาขา เก็บไว้ในไฟล์เดียวกัน คัดลอกวางได้ทันที
• ชุดที่เคยสั่งและจำนวนที่พอดีกับงานแต่ละแบบ เช่น ประชุมประจำเดือนใช้กี่กล่อง ปฐมนิเทศใช้กี่กล่อง
• เมนูที่ทีมงานยืนยันครั้งก่อน ใช้อ้างถึงตอนอยากได้แบบเดิมหรืออยากสลับ ซึ่งสลับได้ภายในเมนูของชุดนั้น
• ข้อมูลเอกสารที่ฝ่ายบัญชีขอ เช่น ชื่อบริษัทและผู้ติดต่อ จะได้ไม่ต้องหาใหม่ทุกครั้ง

ถ้าบริษัทจัดงานเป็นประจำทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน ดูแนวทางที่ สั่ง snack box เป็นประจำ ข้อควรจำคือราคาและคิวคุยกับทีมงานเป็นรายครั้ง ไม่มีสัญญาระยะยาวที่รับประกันล่วงหน้า

พนักงานมีข้อจำกัดด้านอาหาร HR ควรทำอย่างไร

ถามข้อจำกัดของพนักงานล่วงหน้า แล้วแจ้งทีมงานตอนสั่ง เราช่วยดูเมนูให้ตามข้อมูลที่ได้ แต่ไม่รับรองว่าปลอดสารก่อภูมิแพ้ ฮาลาล หรือมังสวิรัติ

พนักงานที่แพ้อาหารรุนแรงควรสอบถามส่วนผสมกับทีมงานโดยตรงก่อนทาน HR ไม่ควรสรุปแทนจากชื่อชุดหรือชื่อขนม ถ้ามีพนักงานกลุ่มนี้หลายคน คุยกับทีมงานตั้งแต่ตอนขอราคา เผื่อต้องหาของเสริมสำหรับกลุ่มนั้น รายการตรวจละเอียดอยู่ในหน้า จัดเบรกสำหรับคนแพ้อาหาร

สั่งอย่างไร และต้องใช้เวลากี่วัน

สั่งได้สี่ขั้น และใช้เวลาล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วันก่อนวันส่ง ขั้นแรกกรอกเช็กลิสต์ด้านบนและเลือกชุดจากหน้าชุดหรือเครื่องมือจัดชุดบนเว็บไซต์ ขั้นที่สองกดปุ่มสั่งทางไลน์ ซึ่งคัดลอกสรุปรายการให้ แล้วนำไปวางในแชท หรือจะส่งแบบฟอร์มที่หน้า quote ก็ได้ ขั้นที่สามทีมงานยืนยันเมนู ค่าจัดส่งตามระยะทางจริง และยอดรวม ขั้นสุดท้ายคุณยืนยัน แล้วเราเตรียมของ

การชำระเงินคือ 100% ก่อนวันส่ง ถ้ามีขั้นตอนอนุมัติงบภายในที่ใช้เวลา ให้ขอใบเสนอราคาก่อน ภาพรวมของบริการสำหรับบริษัทอยู่ที่ รับจัดเบรกบริษัท

ข้อจำกัด / สิ่งที่ควรรู้ก่อนสั่ง

มีเรื่องที่ HR และแอดมินควรรู้ตั้งแต่ต้นห้าข้อ จะได้ไม่ผิดคาดตอนใกล้วันงาน

• ขั้นต่ำ 50 กล่องต่อออเดอร์ งานที่เล็กกว่านั้นเรายังไม่รับเป็นออเดอร์เดี่ยว ให้รวมงานหรือทักไลน์ถามทีมงานก่อน
• ไม่ใช่ทุกงานส่งวันเดียวได้ ตัวเลือกด่วนมีเมนูจำกัดและขึ้นกับคิว ทีมงานไม่รับปากก่อนตรวจคิวของวันนั้น
• ลดจำนวนกล่องต้องแจ้งก่อน 48 ชั่วโมง หลังจากนั้นเราคิดตามจำนวนเดิม
• พื้นที่ส่งยืนยันเป็นรายที่อยู่ เราส่งกรุงเทพและปริมณฑล แต่ไม่มีรายชื่อเขตที่ประกาศไว้ล่วงหน้า
• ไม่รับรองเรื่องการแพ้อาหาร เราช่วยดูเมนูตามข้อมูล แต่ผู้แพ้ต้องตรวจส่วนประกอบเอง

สรุป

snack box ฝ่ายบุคคลคือการสั่งขนมเป็นกล่องสำหรับงานที่ HR และแอดมินดูแล เริ่มที่ 42 บาทต่อกล่อง สั่งขั้นต่ำ 50 กล่อง และต้องสั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วัน เตรียมข้อมูลตามเช็กลิสต์แปดข้อ เก็บไว้เป็นเทมเพลต แล้วออเดอร์ครั้งต่อไปจะเหลือแค่แก้จำนวนกับวันส่ง ส่วนค่าจัดส่งคิดตามระยะทางและทีมงานแจ้งก่อนยืนยันทุกครั้ง

พร้อมสั่งแล้ว กดปุ่มสั่งทางไลน์จากหน้าชุด หรือส่ง แบบฟอร์มขอใบเสนอราคา ได้เลย