checklist จัดเบรกประชุม: สั่ง Snack Box สำหรับฝ่ายจัดซื้อ
ภาพประกอบเรื่องที่ทำให้งานเบรกพังมักเป็นข้อมูลเล็ก ๆ ที่หลุดไปข้อเดียว เช่น ไม่ได้บอกว่าอาคารต้องแลกบัตร หรือตัวเลขคนเพิ่มขึ้นหลังสั่ง ไม่ใช่เพราะเลือกขนมผิด หน้านี้รวม checklist จัดเบรกประชุม สำหรับฝ่ายจัดซื้อและแอดมิน เรียงตามลำดับเวลา คัดลอกไปวางในโน้ตหรือเอกสารของทีมได้เลย
ใช้ได้ทั้งการสั่งครั้งแรกและการสั่งซ้ำ ถ้าเพิ่งเริ่มจัดเบรกเป็นครั้งแรก อ่านคู่กับจัดเบรกงานประชุมครั้งแรกจะเห็นภาพรวมของขั้นตอนก่อน
จัดเบรกประชุมต้องเตรียมอะไร ก่อนติดต่อทีมงาน
ก่อนทักไลน์หรือกรอกฟอร์ม ควรมีข้อมูล 7 อย่างอยู่ในมือ ถ้าครบ ทีมงานตอบราคาและเวลาได้ในข้อความเดียว ไม่ต้องถามกลับหลายรอบ
- จำนวนคนที่เข้าร่วมจริง พร้อมที่เผื่อไว้ ขั้นต่ำสั่งคือ 50 กล่อง ถ้าประชุมเล็กกว่านั้นให้รวมกับประชุมอื่นของแผนกหรือทักไลน์ปรึกษา
- จำนวนรอบเบรก เช้า บ่าย หรือทั้งสองรอบ
- วันที่และเวลาที่ต้องการให้ของพร้อม แยกจากเวลาเริ่มประชุม
- ที่อยู่ส่ง ชั้น และจุดรับของ พร้อมชื่อและเบอร์ผู้ติดต่อหน้างาน
- งบต่อกล่องหรืองบรวมที่อนุมัติแล้ว เพื่อให้ทีมงานเสนอชุดที่ไม่เกินงบ
- ข้อควรระวังด้านอาหารของผู้ร่วมงาน เช่น คนที่แพ้หรือไม่ทานบางอย่าง
- เอกสารที่บริษัทต้องใช้ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน
เรื่องที่เผื่อกล่อง คนจัดประชุมจำนวนมากเผื่อไว้ราว 5 ถึง 10 เปอร์เซ็นต์สำหรับคนที่เพิ่มมาหน้างาน เช่น ประชุม 60 คนอาจสั่ง 63 ถึง 66 กล่อง จะเผื่อเท่าไรให้ดูจากประชุมครั้งก่อนของทีมคุณเอง
เช็กงบต่อกล่องอย่างไรก่อนยืนยันชุด
เช็กงบโดยเลือกชุดที่ราคาต่อกล่องไม่เกินวงเงินต่อคน แล้วบวกค่าจัดส่งที่ทีมงานแจ้ง เพราะค่าจัดส่งไม่รวมในราคากล่อง BreakHub ขายที่ 42 70 และ 85 บาท ไม่มีราคาอื่นระหว่างกลาง
| งบต่อคน (บาท) | ชุดที่ราคาไม่เกินงบ | ราคาต่อกล่อง |
|---|---|---|
| ต่ำกว่า 42 | ยังไม่มีชุดที่ราคาต่ำกว่านี้ | - |
| 42 ถึง 69 | Value Set | ฿42 |
| 70 ถึง 84 | Recommend Set | ฿70 |
| 85 ขึ้นไป | Best Seller Set | ฿85 |
ถ้างานของคุณอยู่ระหว่างสองชุด เช่น 75 บาทต่อคน ให้เลือก Recommend Set 70 บาท หรือผสมชุดในออเดอร์เดียว เช่น Recommend Set 40 กล่องกับ Best Seller Set 20 กล่อง ให้ค่าเฉลี่ยเข้างบ ลองคำนวณหลายแบบได้ที่เครื่องคำนวณงบ snack box
ตัวอย่างยอดที่เอาไปให้ผู้อนุมัติ ประชุม 40 คน 2 รอบ ใช้ Recommend Set คือ 40 x 2 x 70 = 5,600 บาทก่อนค่าจัดส่ง รวม 80 กล่อง ผ่านขั้นต่ำ 50 กล่อง ถ้าประชุมแค่รอบเดียว 40 คน จะได้ 40 กล่อง ยังไม่ถึงขั้นต่ำ
ขอใบเสนอราคาของว่างบริษัท ต้องตรวจอะไรในใบที่ได้
ใบเสนอราคาของว่างบริษัทที่ใช้ได้ต้องระบุรายการ จำนวน ราคาต่อกล่อง ค่าจัดส่ง และวันเวลาส่งให้ตรงกับที่ขอ ถ้าขาดข้อไหน ให้ถามกลับก่อนส่งเข้าอนุมัติ
- จำนวนกล่อง ของแต่ละชุดต้องตรงกับที่ขอ
- ยอดค่าชุด ต้องเท่ากับจำนวนกล่องคูณราคาต่อกล่อง ลองกดเครื่องคิดเลขซ้ำอีกรอบ
- ค่าจัดส่ง ต้องแยกบรรทัดชัดเจน เพราะคิดตามระยะทางจริงและไม่รวมในราคากล่อง
- วันและเวลารับของ ต้องตรงกับตารางประชุม
- ที่อยู่และชื่อผู้ติดต่อ ต้องถูกต้อง รวมถึงชั้นและจุดรับของ
ขั้นตอนเต็มของการขอราคาอยู่ที่หน้าใบเสนอราคาสำหรับองค์กร ถ้าพร้อมกรอกเลยใช้แบบฟอร์มขอใบเสนอราคา
เช็คออเดอร์อาหารว่างตอนทีมงานยืนยันอย่างไร
ตอนทีมงานส่งสรุปออเดอร์กลับมา ให้เทียบกับตารางนี้ทีละช่อง ทำเครื่องหมายเมื่อตรงกัน ถ้ามีช่องไหนไม่ตรง ให้แจ้งแก้ในแชตเดิม จะได้มีหลักฐานต่อเนื่องอยู่ที่เดียว
| รายการเช็ก | ตรงกับที่ขอ | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| วันที่รับของ | ใช่ / ไม่ใช่ | |
| เวลาที่ของพร้อม (เผื่อก่อนเริ่มประชุม) | ใช่ / ไม่ใช่ | |
| จำนวนกล่องรวม | ใช่ / ไม่ใช่ | ขั้นต่ำ 50 กล่อง |
| ชุดและจำนวนของแต่ละชุด | ใช่ / ไม่ใช่ | |
| เมนูที่ทีมงานยืนยัน | ใช่ / ไม่ใช่ | ขนมชนิดเดียวกันไม่เกิน 20 ชิ้น |
| ค่าจัดส่ง | ใช่ / ไม่ใช่ | คิดตามระยะทาง |
| ยอดรวมทั้งหมด | ใช่ / ไม่ใช่ | |
| เอกสารที่ต้องใช้ | ใช่ / ไม่ใช่ |
เมื่อทุกช่องตรง ค่อยกดยืนยันและชำระเต็มจำนวนก่อนวันส่ง ถ้าต้องลดจำนวนกล่อง ต้องแจ้งอย่างน้อย 48 ชั่วโมงก่อนส่ง หลังจากนั้นเราใช้ยอดเดิม
ข้อความตัวอย่างที่คัดลอกส่งทีมงานได้เลย
ข้อความด้านล่างครบในข้อความเดียว แก้ตัวเลขให้ตรงกับงานของคุณแล้ววางในไลน์หรือในช่องรายละเอียดของแบบฟอร์มขอใบเสนอราคาได้ทันที
ขอใบเสนอราคา snack box สำหรับประชุมภายในบริษัท 60 กล่อง แบ่งเป็น Recommend Set 45 กล่อง และ Best Seller Set 15 กล่อง ส่งวันที่ (ระบุวันที่) ให้ของพร้อมเวลา 09.30 น. ที่อาคาร (ชื่ออาคาร) ชั้น (ชั้น) ผู้ติดต่อหน้างาน (ชื่อ เบอร์) ขอทราบค่าจัดส่ง ยอดรวม และเอกสารที่ขอได้
จากข้อความนี้ ทีมงานคำนวณค่าชุดได้ทันที คือ 45 x 70 = 3,150 บาท รวมกับ 15 x 85 = 1,275 บาท เป็น 4,425 บาทก่อนค่าจัดส่ง แล้วยืนยันเมนู ค่าจัดส่ง และยอดรวมกลับมา
สองช่องที่ควรเขียนให้ชัดที่สุดคือที่อยู่ส่งกับชื่อผู้ติดต่อหน้างาน เพราะเป็นข้อมูลที่ผู้ส่งของต้องใช้ตอนถึงอาคาร ส่วนเมนูปรับทีหลังได้ง่ายกว่า
วันงานต้องเช็กอะไรบ้าง
วันงานควรมีคนหนึ่งคนรับผิดชอบรับของ ตรวจจำนวน และแจ้งปัญหาทันที ยิ่งแจ้งทีมงานเร็ว ยิ่งมีเวลาแก้
- ผู้ติดต่อหน้างาน ควรรับโทรศัพท์ได้ตั้งแต่ก่อนเวลาส่ง ไม่ใช่เริ่มรับสายตอนประชุมเริ่ม
- รปภ. และเจ้าหน้าที่อาคาร ควรรู้ล่วงหน้าว่ามีของมาส่ง โดยเฉพาะอาคารที่ต้องแลกบัตร
- โต๊ะวางกล่อง ควรเตรียมไว้ก่อนของถึง จะได้ไม่ต้องวางกล่องกองกับพื้น
- การนับกล่อง ทำทันทีที่รับ แล้วเทียบกับใบยืนยันออเดอร์
- ภาพถ่าย ของกล่องที่ได้รับ เก็บไว้เผื่อต้องแจ้งปัญหา
อ่านเพิ่มเติม: เรื่องเวลาส่งและจุดรับของอย่างละเอียดอยู่ที่snack box ส่งตรงเวลา
ขนมของเราอบสดไม่ใส่สารกันบูด จึงควรแจกในช่วงเบรกตามตาราง ไม่วางทิ้งไว้นานโดยเฉพาะถ้าห้องร้อน
หลังงานจบ ควรบันทึกอะไรไว้สำหรับสั่งครั้งต่อไป
บันทึกสั้น ๆ ห้าข้อหลังงานจบทำให้การสั่งครั้งถัดไปเร็วขึ้นมาก เพราะไม่ต้องเริ่มคิดจากศูนย์
- จำนวนคนที่เข้าร่วมจริง เทียบกับจำนวนกล่องที่สั่ง
- กล่องเหลือกี่กล่อง หรือขาดกี่กล่อง
- ชุดที่ผู้ร่วมงานหยิบหมดก่อน และชุดที่เหลือ
- เวลาที่ของพร้อมแล้วเหมาะกับห้องประชุมนั้น
- ปัญหาเรื่องที่อยู่ จุดรับของ หรือเอกสาร
ถ้าองค์กรสั่งเป็นประจำ ดูแนวทางที่สั่งอาหารว่างองค์กรเป็นประจำ และถ้ายังไม่แน่ใจว่าควรสั่งกี่กล่อง ลองอ่านสั่ง snack box กี่กล่องดี
ข้อจำกัดที่ควรรู้ก่อนสั่ง
checklist ช่วยให้ข้อมูลครบ แต่ไม่ได้เปลี่ยนเงื่อนไขของเรา จึงควรรู้ข้อจำกัดเหล่านี้ก่อนเริ่มทำเรื่องขออนุมัติ
- ขั้นต่ำ 50 กล่อง ต่อออเดอร์ ถ้าน้อยกว่านี้เราไม่รับ ให้รวมความต้องการหรือถามทีมงาน
- สั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วัน งานด่วนมีตัวเลือกจำกัดและขึ้นกับคิววันนั้น ดูหน้าออเดอร์ด่วน
- ค่าจัดส่งแยกจากราคากล่อง และยืนยันเป็นรายที่อยู่ พื้นที่ปกติคือกรุงเทพฯ และปริมณฑล
- เมนูเลือกจากรายการของแต่ละชุด ขนมชนิดเดียวกันไม่เกิน 20 ชิ้นต่อออเดอร์
- ไม่รับรองเรื่องการแพ้อาหาร แจ้งข้อจำกัดไว้ตั้งแต่ขอราคา ทีมงานช่วยดูเมนูให้
สรุป
Checklist จัดเบรกประชุมแบ่งเป็นก่อนสั่ง ตอนยืนยันออเดอร์ และวันงาน ก่อนสั่งให้มีจำนวนคน งบ วันเวลา และที่อยู่ครบ ตอนยืนยันให้เทียบสรุปออเดอร์ทีละช่อง และวันงานให้มีคนรับของที่นับกล่องได้ ชุดของ BreakHub ราคา 42 70 และ 85 บาทต่อกล่อง ขั้นต่ำ 50 กล่อง ค่าจัดส่งคิดแยก
คัดลอกข้อความตัวอย่างด้านบนไปแก้ตัวเลข แล้วส่งผ่านแบบฟอร์มขอใบเสนอราคาหรือกดปุ่มสั่งทางไลน์ในหน้าชุดสินค้าได้เลย
แพ็กเกจที่เกี่ยวข้อง
คำถามที่พบบ่อย
จัดเบรกประชุมต้องเตรียมอะไรบ้างก่อนสั่ง
เตรียมจำนวนคน จำนวนรอบเบรก วันและเวลาที่ของพร้อม ที่อยู่ส่งพร้อมจุดรับ งบต่อกล่อง ข้อควรระวังด้านอาหาร และเอกสารที่บริษัทต้องใช้ เมื่อข้อมูลครบ ทีมงานจะยืนยันเมนู ค่าจัดส่ง และยอดรวมให้ในข้อความเดียว
เช็กลิสต์สั่ง snack box ควรเริ่มก่อนวันงานกี่วัน
เริ่มอย่างน้อย 2 วันก่อนวันส่ง เพื่อให้มีเวลาอนุมัติงบและให้ทีมงานตรวจคิว ถ้าเหลือเวลาน้อยกว่านั้น มีตัวเลือกด่วนวันเดียวหรือด่วน 4 ชั่วโมง เมนูจำกัด ทักไลน์ถามคิวก่อน
สั่ง snack box ขั้นต่ำกี่กล่อง
ขั้นต่ำ 50 กล่องต่อออเดอร์ ผสมหลายชุดได้ในออเดอร์เดียว ถ้าประชุมของคุณมีไม่ถึง 50 คน ให้รวมกับประชุมอื่นของแผนกหรือทักไลน์ปรึกษาทีมงาน เราไม่รับออเดอร์ที่น้อยกว่านี้
ขอใบเสนอราคาของว่างบริษัทใช้เวลานานไหม
ขึ้นกับคิวของทีมงานและความครบของข้อมูล ถ้าส่งจำนวน วันเวลา สถานที่ และชุดครบตั้งแต่แรก จะไม่ต้องรอถามข้อมูลเพิ่ม เวลาที่แน่นอนให้ถามทีมงานตอนขอราคา เราไม่ได้กำหนดเวลาตอบตายตัว
สั่ง snack box ผสมหลายชุดได้ไหม
ได้ ผสมชุดในออเดอร์เดียวได้ ขั้นต่ำรวมคือ 50 กล่อง แจ้งทีมงานว่าแต่ละชุดกี่กล่อง เช่น ผู้บริหารใช้ Best Seller Set 85 บาท ส่วนผู้เข้าร่วมทั่วไปใช้ Recommend Set 70 บาท
ควรสั่งเผื่อกล่องไหม
ควร หลายทีมเผื่อราว 5 ถึง 10 เปอร์เซ็นต์สำหรับคนที่เพิ่มหน้างาน แต่ตัวเลขที่เหมาะขึ้นกับงานของคุณ ดูจำนวนผู้เข้าร่วมจริงของประชุมครั้งก่อนเป็นฐาน และจำไว้ว่าลดจำนวนต้องแจ้ง 48 ชั่วโมง
ค่าจัดส่งอยู่ในราคากล่องหรือไม่
ไม่รวม ค่าจัดส่งคิดตามระยะทางจริง และทีมงานแจ้งให้ก่อนคุณยืนยันออเดอร์ ควรใส่ค่านี้ในยอดรวมที่เสนอผู้อนุมัติตั้งแต่ครั้งแรก จะได้ไม่ต้องขอเพิ่มงบทีหลัง
