บริการสั่ง Snack Box เป็นประจำ

บางบริษัทมีประชุมที่เกิดซ้ำตามตาราง เช่น ประชุมผลงานทุกวันจันทร์ ประชุมทีมขายต้นเดือน หรือกิจกรรมพนักงานเดือนละครั้ง ถ้าต้องไล่ขอราคาใหม่ทุกครั้ง แอดมินจะเสียเวลากับเรื่องเดิมซ้ำ หน้านี้อธิบายวิธีสั่ง snack box ประจำให้ง่ายขึ้นแบบตรงไปตรงมา รวมถึงสิ่งที่เรายังไม่รับปาก

คำที่ใช้ค้นมีหลายแบบ ทั้งจัดเบรกประจำบริษัท ขนมประชุมทุกสัปดาห์ และบริษัทสั่งขนมประจำ ความต้องการเบื้องหลังคือเหมือนกัน คือไม่อยากเริ่มต้นใหม่ทุกรอบ แต่ในความเป็นจริงของการจัดส่ง เรายังต้องยืนยันรายละเอียดเป็นรายครั้ง

สั่ง snack box ประจำทำงานอย่างไร

คุณส่งตารางที่ต้องการให้ทีมงานดู เช่น ทุกวันพุธ 10.00 น. จำนวน 50 กล่อง ทีมงานตรวจความพร้อมและยืนยันราคาเป็นรายครั้ง แล้วแจ้งกลับ ขั้นตอนต่อจากนั้นเหมือนออเดอร์ทั่วไป

1. ส่งตารางประชุมที่เกิดซ้ำ ได้แก่ วัน เวลา จำนวน ชุดที่ใช้ และสถานที่
2. ทีมงานตรวจความพร้อมและยืนยันเมนู ค่าจัดส่ง และยอดรวมของแต่ละรอบ
3. คุณยืนยันรอบแรก แล้วใช้ข้อความเดิมสั่งซ้ำในรอบถัดไป
4. ก่อนส่งแต่ละครั้ง แจ้งจำนวนจริง เพราะผู้เข้าประชุมเปลี่ยนได้

ใช้แบบฟอร์มขอใบเสนอราคาสำหรับรอบแรก แล้วระบุในข้อความว่าเป็นงานที่จะเกิดซ้ำ เพื่อให้ทีมงานเตรียมตอบเรื่องราคาซื้อซ้ำ ทีมงานอาจเสนอเงื่อนไขหรือไม่เสนอก็ได้ ขึ้นกับจำนวนและความถี่ของคุณ

อาหารว่างออฟฟิศรายสัปดาห์ ควรเลือกชุดไหน

รายสัปดาห์ควรเลือกชุดราคาประหยัดถึงกลาง เช่น Value Set 42 บาท หรือ Recommend Set 70 บาท เพราะยอดสะสมทั้งเดือนเพิ่มเร็ว ข้อจำกัดที่ต้องรู้ก่อนคือทุกออเดอร์ต้องไม่ต่ำกว่า 50 กล่อง ประชุมทีมเล็ก 15 ถึง 25 คนที่นัดกันทุกสัปดาห์จึงสั่งเดี่ยว ๆ ไม่ได้ ทางออกที่ทำได้คือรวมหลายแผนกเป็นประชุมเดียว หรือทักไลน์ถามทีมงานว่าการรวมความต้องการหลายรอบเข้าด้วยกันทำได้ไหม เราไม่รับปากล่วงหน้า

รูปแบบ	ชุด	การคำนวณ	ต่อเดือน (4 ครั้ง)
ประชุมรวมหลายแผนก 50 คน ทุกสัปดาห์	Value Set ฿42	50 x 42 = ฿2,100 ต่อครั้ง	฿8,400
ประชุมฝ่ายใหญ่ 50 คน ทุกสัปดาห์ แบบมีขนมมากขึ้น	Recommend Set ฿70	50 x 70 = ฿3,500 ต่อครั้ง	฿14,000
ประชุมรวม 60 คน ทุกสัปดาห์ พร้อมเครื่องดื่ม	Best Seller Set ฿85	60 x 85 = ฿5,100 ต่อครั้ง	฿20,400

ตัวเลขทั้งหมดยังไม่รวมค่าจัดส่ง และราคาซื้อซ้ำที่อาจตกลงกันได้ต้องยืนยันกับทีมงานก่อนเสมอ อย่าตั้งงบรายปีจากตัวเลขในหน้านี้ ใช้เป็นประมาณการสำหรับการขออนุมัติเบื้องต้นเท่านั้น

snack box องค์กรรายเดือน ต่างจากรายสัปดาห์อย่างไร

รายเดือนเหมาะกับกิจกรรมที่จำนวนคนมากกว่าและเตรียมนานกว่า เช่น ประชุมพนักงานทั้งบริษัท ประชุมไตรมาส หรือวันกิจกรรมแผนก ส่วนรายสัปดาห์เหมาะกับประชุมทีมเล็กที่เกิดซ้ำ

• รายสัปดาห์: จำนวนใกล้ขั้นต่ำ ชุดราคาประหยัด ต้องยืนยันบ่อย เพราะทีมเปลี่ยนจำนวนได้ และการลดจำนวนต้องแจ้งก่อน 48 ชั่วโมง
• รายเดือน: จำนวนมากกว่า ชุดระดับกลางถึงสูง เช่น Best Seller Set ล็อกวันล่วงหน้าได้นาน
• ทั้งสองแบบ: ขั้นต่ำ 50 กล่องต่อครั้ง ชำระเต็มจำนวนก่อนวันส่ง และควรแจ้งทีมงานอย่างน้อย 2 วันก่อนส่ง

บริษัทที่ค้นหาว่า snack box subscription บริษัท คือคนที่อยากให้ระบบจัดส่งอัตโนมัติ ตอนนี้เรายังไม่มีระบบตัดเงินหรือส่งอัตโนมัติ การสั่งทุกครั้งต้องผ่านการยืนยันกับทีมงาน ซึ่งช่วยให้จำนวนและเมนูถูกต้องกว่าการตั้งส่งอัตโนมัติ

สั่ง snack box ซ้ำทุกรอบ ต้องเตรียมอะไรไว้บ้าง

ควรเตรียมข้อมูลที่ไม่เปลี่ยนในแต่ละรอบ จะได้ใช้ซ้ำโดยไม่ต้องเขียนใหม่

1. ชื่อบริษัทและชื่อผู้ประสานงานคนปัจจุบัน พร้อมคนสำรองกรณีลา
2. ที่อยู่ ชั้น ห้อง และข้อกำหนดการรับของของอาคาร
3. ชุดและจำนวนกล่องมาตรฐานของงานแต่ละประเภท
4. วันและเวลาที่ต้องการรับของทุกรอบ
5. ข้อจำกัดอาหารของผู้เข้าประชุมประจำ
6. เอกสารที่ฝ่ายบัญชีต้องใช้ ซึ่งต้องยืนยันกับทีมงานเป็นรายออเดอร์

เก็บเช็กลิสต์นี้ไว้ในไฟล์เดียว เทียบกับเช็กลิสต์ snack box สำหรับองค์กรที่ละเอียดกว่า และให้ฝ่ายบุคคลที่ดูแลหลายงานใช้ร่วมกับหน้า HR และแอดมินได้

จำนวนคนเปลี่ยนระหว่างรอบ แจ้งทีมงานอย่างไร

ถ้าจำนวนผู้เข้าประชุมเปลี่ยน ให้แจ้งทีมงานทางไลน์พร้อมจำนวนที่ถูกต้องของรอบนั้น การเพิ่มกล่องทำได้ตามคิวที่ว่างและควรแจ้งก่อนวันส่งอย่างน้อย 2 วัน ส่วนการลดกล่องต้องแจ้งล่วงหน้า 48 ชั่วโมง หลังจากนั้นเราคิดตามจำนวนเดิม ทีมที่คนเข้าออกบ่อยจึงควรสั่งใกล้จำนวนที่แน่ใจที่สุด แล้วเผื่อเพิ่มเฉพาะรอบที่คนมักมาเกิน

ตัวอย่างประชุมทีมขายที่ปกติมา 48 ถึง 55 คน ให้สั่ง 50 กล่องเป็นฐาน เพราะเป็นขั้นต่ำพอดี ถ้ารอบไหนรู้ล่วงหน้าว่าจะมีแขกเพิ่ม ค่อยแจ้งเพิ่มเป็น 55 หรือ 60 กล่อง คิดยอดจาก 42, 70 หรือ 85 บาทคูณจำนวนกล่อง ไม่ต้องรอให้ถึงวันก่อนแล้วค่อยปรับ

สั่งซ้ำบ่อย จะไม่ให้เมนูซ้ำเกินไปทำอย่างไร

สลับเมนูได้ในแต่ละรอบ ขนมหมุนเวียนตามรอบอยู่แล้ว แต่ไม่มีการรับประกันว่าจะไม่ซ้ำ บริษัทที่สั่งทุกสัปดาห์ควรบอกทีมงานว่าครั้งก่อนได้ขนมอะไร เพื่อให้ทีมงานพิจารณาให้ต่างออกไปถ้าทำได้

อีกวิธีคือสลับชุดทุกเดือน เช่น เดือนนี้ Value Set เดือนหน้า Recommend Set ผู้ร่วมประชุมจะรู้สึกว่าเปลี่ยน และงบรวมก็ไม่ต้องขยับมาก ถ้าอยากให้ประชุมบางครั้งดูพิเศษ ใช้ Best Seller Set หนึ่งครั้งต่อไตรมาสได้ ดูแนวทางเลือกชุดที่วิธีเลือก snack box

ประชุมทุกวันจันทร์และประชุมใหญ่ต้นเดือน คำนวณงบอย่างไร

สมมติฝ่ายขายและการตลาดรวม 50 คนประชุมทุกวันจันทร์ช่วงเช้า และทั้งบริษัท 60 คนประชุมใหญ่ในวันทำการแรกของเดือน แอดมินวางตารางสั่งได้ตามนี้

ประชุม	ชุด	การคำนวณ	ยอดต่อครั้งก่อนค่าส่ง
ประชุมฝ่ายขายและการตลาดทุกวันจันทร์	Value Set	50 x 42	฿2,100
ประชุมใหญ่ต้นเดือน	Best Seller Set	60 x 85	฿5,100

ใน 1 เดือนที่มี 4 วันจันทร์ ยอดรวมประมาณ (4 x 2,100) + 5,100 = ฿13,500 ก่อนค่าจัดส่ง ถ้าประชุมใหญ่ตรงกับวันจันทร์ ให้ส่งเป็นออเดอร์เดียวผสมชุดแทนการแยกสอง ทีมงานจะแจ้งค่าจัดส่งที่ถูกต้องให้

ข้อควรระวังคือวันหยุดนักขัตฤกษ์ที่ตรงกับตาราง ซึ่งทำให้ประชุมเลื่อนหรือยกเลิกได้ แจ้งทีมงานล่วงหน้าทันทีที่รู้ว่าวันไหนเลื่อน เพื่อให้จัดคิวใหม่ได้ทัน

อ่านเพิ่มเติม: snack box กับ coffee break ต่างกันอย่างไร

ข้อจำกัด และสิ่งที่ควรรู้ก่อนวางแผนสั่งประจำ

การสั่งประจำยังมีข้อจำกัดบางอย่างที่เราขอบอกชัด ๆ ตั้งแต่ต้น เพื่อไม่ให้ฝ่ายจัดซื้อวางแผนบนข้อมูลที่ยังไม่ยืนยัน

• ราคาซื้อซ้ำ ยังไม่ได้ประกาศ ต้องคุยกับทีมงาน
• คิวว่างของแต่ละสัปดาห์ ต้องยืนยันก่อนทุกครั้ง ไม่มีการจองคิวล่วงหน้าระยะยาวโดยอัตโนมัติ
• เมนูในแต่ละรอบ ทีมงานยืนยันเป็นรายครั้ง
• ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารอื่น ต้องยืนยันเป็นรายออเดอร์
• ค่าจัดส่ง แยกจากราคากล่อง คิดตามระยะทางจริง

ถ้าบริษัทของคุณต้องการสัญญาที่ชัดเจนกว่านี้ ให้คุยกับทีมงานผ่านไลน์ว่าทำได้ในรูปแบบไหน อย่าตั้งสมมติฐานล่วงหน้า ภาพรวมบริการสำหรับบริษัทอยู่ที่รับจัดเบรกบริษัท และเรื่องเวลาสั่งอยู่ที่คู่มือเวลาสั่งล่วงหน้า

สรุป

การสั่ง snack box ประจำของ BreakHub ใช้วิธีส่งตารางที่เกิดซ้ำให้ทีมงาน แล้วยืนยันจำนวน เมนู และค่าจัดส่งเป็นรายรอบ ขั้นต่ำ 50 กล่องต่อครั้ง ราคา ฿42, ฿70 หรือ ฿85 ต่อกล่อง ชำระเต็มจำนวนก่อนวันส่ง ยังไม่มีสมาชิกรายเดือน ส่วนลดซื้อซ้ำ หรือการตัดเงินอัตโนมัติ

ถ้างานของคุณเกิดซ้ำ ส่งตารางมาที่ แบบฟอร์มขอใบเสนอราคา หรือกดปุ่มสั่งทาง LINE ทีมงานจะตอบเรื่องคิวและเมนูให้