จัดเบรกสัมมนาและอบรม

งานที่มีผู้เข้าร่วมเป็นสิบเป็นร้อยคน เบรกหนึ่งรอบคือช่วงที่คนทุกคนลุกพร้อมกัน ถ้าขนมไม่พอหรือต้องต่อแถวนาน พิธีกรจะเสียเวลาหลายนาทีก่อนกลับเข้าหัวข้อต่อไป หน้านี้อธิบายวิธีจัดเบรกสัมมนาและงานอบรมด้วย Snack Box ตั้งแต่เลือกชุด คิดจำนวน ไปถึงตารางเวลาแต่ละรอบ

คำว่าจัดเบรคสัมมนาหรือขนมเบรกสัมมนาในที่นี้หมายถึงการส่งขนมเป็นกล่องไปยังสถานที่จัดงาน ให้ผู้เข้าร่วมรับเมื่อถึงเวลาพัก งานแบบนี้ต่างจากประชุมประจำตรงที่คนมาจากหลายหน่วยงาน อายุและความชอบต่างกัน และมักมีหลายรอบในวันเดียว

คำที่คนใช้ค้นมีหลากหลาย เช่น snack box สัมมนา ขนมสัมมนา อาหารว่างสัมมนา และชุดอาหารว่างอบรม ฝั่งงานอบรมก็มีคำอย่าง ขนมเบรกอบรม อาหารว่างงานอบรม และ snack box อบรม ทั้งหมดใช้บริการเดียวกัน คือกล่องขนมที่ส่งถึงสถานที่จัดงานและแจกผู้เข้าร่วมคนละกล่อง

จัดเบรกสัมมนา ควรเลือกชุดไหน

สำหรับสัมมนา Best Seller Set ราคา 85 บาทเป็นชุดที่เลือกง่ายที่สุด เพราะมีขนมพรีเมียม 2 ชิ้นกับน้ำส้ม 180 มล. ครบทั้งของกินและของดื่มในกล่องเดียว ส่วนงานที่งบจำกัดใช้ Value Set 42 บาทได้ ออเดอร์ต้องไม่ต่ำกว่า 50 กล่อง สัมมนาที่คนน้อยกว่านั้นต้องรวมกับงานอื่น หรือทักไลน์ปรึกษาทีมงาน

ชุด	ราคาต่อกล่อง	ในกล่องมี	เหมาะกับสัมมนาแบบ
Value Set	฿42	ขนมคลาสสิก 1 ชิ้น น้ำดื่มถ้วย 100 มล.	รอบเช้าหลังลงทะเบียน หรือรอบเบรกสั้น
Recommend Set	฿70	ขนมพรีเมียม 2 ชิ้น ไม่มีเครื่องดื่ม	สถานที่มีเครื่องดื่มอยู่แล้ว
Best Seller Set	฿85	ขนมพรีเมียม 2 ชิ้น น้ำส้ม 180 มล.	รอบบ่าย สัมมนาครึ่งวัน วิทยากรและแขกรับเชิญ

เมนูขนมสลับตามรอบและทีมงานยืนยันกับคุณก่อนเตรียมของ Value Set เลือกจากเมนูคลาสสิก 10 แบบ ส่วน Recommend Set และ Best Seller Set เลือกจากเมนูพรีเมียม 19 แบบ คละได้ในออเดอร์เดียว แต่ขนมชนิดเดียวกันไม่เกิน 20 ชิ้น

ผสมหลายชุดในสัมมนาเดียวได้ไหม

ได้ เราผสมชุดในออเดอร์เดียวกันได้ สัมมนาส่วนใหญ่จึงสั่งชุดมาตรฐานให้ผู้เข้าร่วมทั่วไป แล้วเพิ่ม Best Seller Set จำนวนน้อยสำหรับวิทยากรและโต๊ะหน้า

ตัวอย่างสัมมนา 80 คน แบ่งเป็นผู้เข้าร่วม 72 คน วิทยากรและผู้บริหาร 8 คน

• ผู้เข้าร่วม 72 กล่อง Value Set: 72 x 42 = ฿3,024
• วิทยากรและผู้บริหาร 8 กล่อง Best Seller Set: 8 x 85 = ฿680
• รวม ฿3,704 ก่อนค่าจัดส่ง ออเดอร์นี้ 80 กล่อง ผ่านขั้นต่ำ 50 กล่อง

ตอนสั่งให้แจ้งทีมงานว่าชุดไหนกี่กล่อง และแจ้งชื่อผู้รับหน้างานให้ชัด เพื่อให้คนรับของไม่ต้องเดา ถ้าแยกจุดส่งหลายจุด ให้คุยกับทีมงานล่วงหน้าเพราะค่าจัดส่งคิดตามระยะทางจริง

ตารางเบรกสัมมนาเช้า-บ่าย วางเวลาอย่างไร

ปกติสัมมนาเต็มวันมี 2 รอบพัก คือช่วงสาย ราว 10.30 น. และช่วงบ่าย ราว 14.30 น. แต่ละรอบใช้เวลา 15 ถึง 20 นาที ถ้ากล่องถึงก่อนเวลาเปิดรอบแล้ว ผู้เข้าร่วมจะรับได้เร็วและกลับเข้าห้องตรงเวลา

เวลา	กิจกรรม	สิ่งที่ต้องเตรียม
08.30 น.	ลงทะเบียน	กล่องรอบเช้าถึงสถานที่แล้ว วางไว้ที่โต๊ะพัก
10.30 น.	เบรกรอบเช้า	เปิดโต๊ะ ให้ทีมงานสถานที่หรือสตาฟคอยแจก
12.00 น.	พักกลางวัน	ไม่เกี่ยวกับกล่องขนม
14.30 น.	เบรกรอบบ่าย	กล่องรอบบ่ายถึงก่อนอย่างน้อย 30 นาที

ถ้าต้องการให้ส่งสองรอบแยกเวลา ให้แจ้งทีมงานชัด ๆ ว่ารอบเช้ากี่กล่อง รอบบ่ายกี่กล่อง และเวลาที่ต้องการให้ถึงแต่ละรอบ ค่าจัดส่งอาจคิดต่อเที่ยว ทีมงานจะแจ้งก่อนยืนยัน

อ่านเพิ่มเติม: เบรกเช้าและบ่าย และ การวางงบเบรกสองรอบ

นับจำนวนผู้เข้าร่วมสัมมนาอย่างไรไม่ให้ขนมขาด

นับจากจำนวนที่ลงทะเบียนยืนยันแล้ว บวกเผื่อ 5 ถึง 10 เปอร์เซ็นต์สำหรับวิทยากร สตาฟ และคนที่ walk-in งานสัมมนาที่ไม่เก็บค่าลงทะเบียนมักมีคนไม่มา ต้องดูข้อมูลจริงของงานก่อนปรับ

1. เอาจำนวนที่ลงทะเบียนยืนยันแล้ว
2. บวกวิทยากร พิธีกร และทีมงานจัดงาน
3. เผื่ออีก 5 ถึง 10 เปอร์เซ็นต์
4. คูณจำนวนรอบเบรก

ตัวอย่างลงทะเบียน 100 คน ทีมงาน 10 คน เผื่อ 8 เปอร์เซ็นต์ ประมาณ 119 กล่อง ปัดเป็น 120 กล่อง ถ้า 2 รอบและใช้ Best Seller Set ทั้งสองรอบ จะเป็น 120 x 2 x 85 = ฿20,400 ก่อนค่าจัดส่ง งานใหญ่กว่านี้ดูคู่มือ 100 คนประกอบ

จัดเบรกคอร์สอบรม ต่างจากสัมมนาอย่างไร

คอร์สอบรมมีผู้เรียนกลุ่มเดิมตลอดหลายวัน ต่างจากสัมมนาที่คนเข้าออกหลายกลุ่ม การจัดเบรกคอร์สอบรมจึงควรคิดทั้งหลักสูตร ไม่ใช่รายวัน

• อบรม 2 ถึง 3 วันติดกัน ขอให้ทีมงานสลับเมนูขนมแต่ละวัน เพื่อไม่ให้ผู้เรียนเจอขนมเดิม ทีมงานจะแจ้งว่าสลับได้หรือไม่ตามคิว
• กลุ่มผู้เรียนเล็ก 10 ถึง 20 คน ต่ำกว่าขั้นต่ำ 50 กล่องต่อออเดอร์ ถ้านับรวมทั้งหลักสูตรได้ถึง 50 กล่อง ทักไลน์ถามทีมงานว่ารวมเป็นออเดอร์เดียวได้ไหม ไม่ควรสั่งเผื่อเกินจำเป็นเพียงเพื่อให้ถึงขั้นต่ำ
• ถ้าจัดอบรมในโรงแรมหรือห้องเช่า ถามสถานที่ก่อนว่าอนุญาตให้นำขนมจากภายนอกเข้าไปหรือไม่

สำหรับงานฝึกอบรมพนักงานภายใน ดูรายละเอียดงบสองรอบต่อวันที่จัดเบรกอบรมพนักงาน

ผู้เข้าร่วมหลากหลาย เตรียมอย่างไร

สัมมนาที่มีคนหลายวัยและหลายพื้นเพ ควรถามเรื่องข้อจำกัดอาหารตั้งแต่ตอนลงทะเบียน แล้วส่งข้อมูลรวมให้ทีมงานก่อนสั่ง

เราช่วยดูเมนูให้ได้ตามข้อมูลที่ได้รับ แต่ยังไม่รับรองว่าขนมในชุดไหนเป็นฮาลาล มังสวิรัติรับรอง หรือปลอดสารก่อภูมิแพ้ ผู้ที่แพ้รุนแรงควรสอบถามส่วนผสมกับทีมงานก่อน และไม่ควรเดาจากชื่อชุด ถ้ามีผู้เข้าร่วมจำนวนมากที่ต้องการอาหารเฉพาะ อาจต้องหาแหล่งอื่นเสริมสำหรับกลุ่มนั้น

ดูข้อควรตรวจสอบเพิ่มที่เช็กลิสต์ผู้แพ้อาหาร

สัมมนา 100 คน แจกกล่องอย่างไรไม่ให้คนแออัด

งานสัมมนาที่มีผู้เข้าร่วมประมาณ 100 คนควรแยกจุดแจกกล่องอย่างน้อย 2 จุด และวางโต๊ะนอกห้องหลักหรือมุมที่ไม่ขวางทางเดิน เพราะทุกคนลุกพร้อมกันตอนประกาศพัก ถ้ามีโต๊ะเดียวคนจะยืนรอเป็นแถวยาว

กล่อง Snack Box ช่วยเรื่องนี้ได้เพราะหนึ่งกล่องคือหนึ่งคน ไม่ต้องตักหรือแบ่งทีละชิ้น ขนมแต่ละชิ้นอยู่ในซองใสและมีทิชชูในกล่อง สตาฟจึงแจกได้เร็วโดยไม่ต้องมีอุปกรณ์เสริม

• จัดกล่องก่อนพักอย่างน้อย 15 นาที สตาฟควรเรียงกล่องบนโต๊ะให้เสร็จก่อนพิธีกรประกาศพัก ไม่ควรเปิดกล่องใหม่ตอนคนมาถึงแล้ว
• แยกกล่องวิทยากรไว้ต่างหาก ถ้าสั่งชุดต่างกันสำหรับวิทยากร ให้วางที่โต๊ะอีกจุดและติดป้ายชื่อโต๊ะ ไม่ต้องติดชื่อบนกล่อง
• เผื่อกล่องสำรองไว้ท้ายโต๊ะ สำหรับคนที่มาสาย ไม่ควรแจกจนหมดแล้วค่อยหาเพิ่ม
• เตรียมถุงขยะใกล้โต๊ะ ซองใสและกล่องเปล่าจะเยอะเมื่อคนกินพร้อมกัน

ทั้งหมดนี้เป็นคำแนะนำจากการวางแผนหน้างาน ทีมงาน BreakHub ส่งกล่องไปถึงจุดที่ตกลงเท่านั้น การแจกต่อเป็นหน้าที่ของสตาฟงานหรือทีมสถานที่

ข้อจำกัดและสิ่งที่ควรรู้ก่อนสั่งสำหรับสัมมนา

ก่อนสั่งสำหรับสัมมนา ควรรู้ข้อจำกัดของ BreakHub ให้ครบ เพื่อไม่ต้องแก้แผนในวันที่ใกล้งาน

เรื่อง	สิ่งที่ควรรู้
ขั้นต่ำ	50 กล่องต่อออเดอร์ ต่ำกว่านี้ไม่รับ
สั่งล่วงหน้า	อย่างน้อย 2 วัน งานด่วนวันเดียวใช้ได้กับขนมบางชนิดและขึ้นกับคิวของวัน ดูบริการส่งด่วน
ขนมต่อแบบ	ไม่เกิน 20 ชิ้นต่อชนิดในหนึ่งออเดอร์
พื้นที่ส่ง	กรุงเทพและปริมณฑล ทีมงานยืนยันเป็นรายที่อยู่ ค่าส่งคิดตามระยะทาง
ชำระเงินและลดจำนวน	ชำระเต็มจำนวนก่อนวันส่ง ลดจำนวนกล่องต้องแจ้งล่วงหน้า 48 ชั่วโมง หลังจากนั้นยึดจำนวนเดิม
อาหารเฉพาะกลุ่ม	ไม่รับรองฮาลาล มังสวิรัติ หรือปลอดสารก่อภูมิแพ้
เวลาถึง	ทีมงานยืนยันเวลาก่อนเตรียมของ แต่ไม่รับประกันเวลาถึงเป็นนาที

กรณีผู้เข้าร่วมลดลงหลังสั่งแล้ว ให้แจ้งก่อน 48 ชั่วโมงก่อนวันส่ง ถ้าแจ้งช้ากว่านั้น ยอดกล่องเดิมยังคงอยู่ งานสัมมนาที่ยอดลงทะเบียนยังไม่นิ่ง จึงควรเผื่อไว้เฉพาะส่วนที่แน่ใจ และสั่งให้เร็วเท่าที่ทำได้

ขั้นตอนสั่ง Snack Box สำหรับสัมมนา

1. เลือกชุดและจำนวนจากตัวอย่างด้านบน หรือบอกงบต่อหัวให้ทีมงานแนะนำ
2. ส่งจำนวนแต่ละรอบ วัน เวลา สถานที่ และประเภทงานผ่านไลน์ หรือแบบฟอร์มขอใบเสนอราคา
3. ทีมงานยืนยันเมนู ค่าจัดส่ง และยอดรวม
4. คุณยืนยัน แล้วเราเตรียมของให้ตามที่ตกลง

ควรสั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วัน สำหรับงานใหญ่ยิ่งต้องเผื่อมากกว่านั้น อ่านเรื่องการจัดการงานขนาดใหญ่ที่Snack Box 200 ถึง 500 คน เอกสารอย่างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินต้องยืนยันกับทีมงานเป็นรายออเดอร์ ภาพรวมบริการองค์กรอยู่ที่หน้ารับจัดเบรกบริษัท

สรุป

จัดเบรกสัมมนาให้ราบรื่นเริ่มจากนับจำนวนผู้เข้าร่วมจริงแล้วเผื่อ 5 ถึง 10 เปอร์เซ็นต์ จากนั้นเลือกชุดตามงบ ซึ่งมีให้เลือก ฿42 ฿70 และ ฿85 ต่อกล่อง ผสมชุดในออเดอร์เดียวได้ ขั้นต่ำ 50 กล่อง สั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วัน ค่าส่งคิดตามระยะทางและทีมงานแจ้งก่อนยืนยัน ส่วนเรื่องฮาลาลหรือการแพ้อาหาร เราไม่รับรอง ต้องตรวจเมนูกับทีมงานเอง

ถ้าพร้อมแล้ว ส่งแบบฟอร์มขอใบเสนอราคาหรือกดปุ่มสั่งทางไลน์ที่หน้าชุดได้เลย