จัดเบรกสำหรับงานอบรมพนักงาน

หลักสูตรอบรมที่ต่อเนื่อง 2 ถึง 5 วัน ผู้เรียนกลุ่มเดิมนั่งห้องเดิมทั้งวัน ถ้าขนมหน้าตาเดิมทุกรอบ คนจะเริ่มเบื่อตั้งแต่วันที่สอง และงบรวมก็บวมโดยไม่มีใครสังเกต หน้านี้อธิบายวิธีจัดเบรกอบรมพนักงานด้วย Snack Box ที่แบ่งงบเป็น 2 รอบต่อวัน สลับชุดตามช่วงเวลา และนับกล่องให้ไม่ขาดไม่เกิน

เนื้อหาเขียนให้ฝ่ายบุคคล ฝ่ายพัฒนาบุคลากร และแอดมินที่ดูแลการอบรมในบริษัท ทั้งอบรมที่ออฟฟิศและห้องเช่าในกรุงเทพกับปริมณฑล คนที่ค้นหา snack box อบรมพนักงานหรืออาหารว่างฝึกอบรมมักอยากได้ของที่แจกง่าย ไม่ต้องมีคนคอยจัด และคิดงบล่วงหน้าได้ กล่องเดี่ยวตอบเรื่องนี้ตรง ๆ เพราะผู้เรียนรับกล่องคนละใบแล้วกลับที่นั่งได้เลย

งบจัดเบรกอบรมพนักงาน 2 รอบต่อวัน ควรแบ่งอย่างไร

ควรให้รอบบ่ายได้มากกว่ารอบเช้าเล็กน้อย เพราะหลังมื้อกลางวันคนล้าและอยากได้เครื่องดื่มมากกว่า ส่วนรอบเช้าใช้ชุดเบากว่าก็พอ ตารางนี้เป็นต้นทุนต่อคนต่อวัน ยังไม่รวมค่าจัดส่ง

แนวทาง	รอบเช้า	รอบบ่าย	ต้นทุนต่อคนต่อวัน
ประหยัด	Value Set ฿42	Value Set ฿42	฿84
มาตรฐาน	Value Set ฿42	Best Seller Set ฿85	฿127
หลักสูตรหัวหน้างาน	Recommend Set ฿70	Best Seller Set ฿85	฿155

ลองคิดจริงสักกรณี อบรม 50 คน 2 วัน ใช้แนวทางมาตรฐาน: (50 x 42 + 50 x 85) x 2 = (2,100 + 4,250) x 2 = ฿12,700 ก่อนค่าจัดส่ง แต่ละรอบมี 50 กล่อง จึงถึงขั้นต่ำพอดี ถ้างบต่อหัวของหลักสูตรตกอยู่ระหว่างสองแถว ให้เลือกแถวที่ไม่เกินงบก่อน แล้วถามทีมงานว่ามีชุดไหนที่ใกล้กว่านั้น ค่าจัดส่งคิดตามระยะทาง ทีมงานแจ้งก่อนปิดออเดอร์

ชุดเบรกสลับเมนูสำหรับอบรมหลายวัน ทำได้อย่างไร

บอกทีมงานตอนสั่งว่าอยากให้เมนูแต่ละวันไม่ซ้ำกับวันก่อน ทีมงานจะยืนยันเมนูกับคุณล่วงหน้า แต่เมนูที่ทำได้ขึ้นกับคิวและของในวันนั้น เราจึงยังรับปากไม่ได้ว่าจะไม่ซ้ำทุกวัน

มีวิธีง่าย ๆ ที่ช่วยให้ผู้เรียนรู้สึกว่าเมนูเปลี่ยน แม้จะใช้ชุดเดิม

• สลับชุดระหว่างวัน: วันแรกใช้ Value Set วันที่สองเปลี่ยนเป็น Recommend Set ผู้เรียนจะเห็นขนมต่างกันทันที
• ใช้ชุดที่มีน้ำผลไม้ในวันหนัก: วันที่มีสอบหรือกิจกรรมกลุ่ม Best Seller Set มีน้ำผลไม้รสส้ม 180 มล. ช่วยให้ผู้เรียนมีแรงต่อ
• แจ้งว่าครั้งก่อนได้ขนมอะไร: ถ้าบอกตอนสั่ง ทีมงานจะเลี่ยงตัวเดิมให้เท่าที่ทำได้

ออเดอร์หนึ่งคละขนมได้ แต่ขนมชนิดเดียวกันต้องไม่เกิน 20 ชิ้น ผู้เรียน 50 คนจึงได้ขนมหลายแบบในรอบเดียวโดยไม่ต้องเปลี่ยนชุด

เบรกอบรมควรใช้เวลากี่นาที และวางตอนไหน

เบรกแต่ละรอบ 15 ถึง 20 นาทีกำลังดีสำหรับหลักสูตรที่เรียนต่อเนื่อง สั้นกว่านั้นคนจะรีบจนกินไม่ทัน ยาวกว่านั้นการเรียกคนกลับเข้าห้องมักช้า

ช่วง	เวลาตัวอย่าง	ข้อควรคิด
เริ่มวัน	08.45 น.	ถ้ามีพิธีเปิดอบรมตอนเช้า วางกล่องไว้ที่โต๊ะลงทะเบียนได้เลย
เบรกเช้า	10.30 น.	15 นาที ใช้ชุดเบา
เบรกบ่าย	14.30 น.	20 นาที ใช้ชุดที่มีเครื่องดื่ม

ให้กล่องถึงก่อนเวลาเบรกอย่างน้อย 30 นาที ถ้าห้องอบรมอยู่คนละอาคารกับจุดรับของ ให้บอกผู้รับว่าต้องเดินกี่นาที ดูการวางเวลาทั้งวันที่เบรกสองรอบต่อวัน

จำนวนกล่องสำหรับอบรมพนักงาน คิดอย่างไร

นับผู้เข้าอบรมที่ยืนยันแล้ว บวกวิทยากรกับผู้ช่วย แล้วคูณจำนวนรอบ ออเดอร์ต้องไม่ต่ำกว่า 50 กล่อง ถ้ากลุ่มเล็กกว่านั้น ลองรวมหลายหลักสูตรหรือหลายรอบเป็นออเดอร์เดียว หรือทักไลน์ถามทีมงาน และไม่ควรสั่งเกินจำเป็นเพียงเพื่อให้ถึงขั้นต่ำ

1. ผู้เข้าอบรมที่ยืนยัน เช่น 44 คน
2. วิทยากร 2 ผู้ช่วย 2 รวมเป็น 48 คน
3. เผื่อ 2 กล่องสำหรับคนที่เพิ่มเข้ามา เป็น 50 กล่อง
4. คูณ 2 รอบต่อวัน ได้ 100 กล่องต่อวัน

อีกตัวอย่างคือหลักสูตร 60 คน 3 วัน เบรกเช้า 10.30 น. ใช้ Value Set 60 x 42 = ฿2,520 เบรกบ่าย 14.30 น. ใช้ Best Seller Set 60 x 85 = ฿5,100 วันละ ฿7,620 สามวันรวม ฿22,860 ก่อนค่าจัดส่ง ถ้าจำนวนต่อรอบมากกว่า 50 ก็สั่งตามจริงได้ แล้วยืนยันกับทีมงานอีกครั้งใกล้วันงาน ถ้าต้องลดกล่อง แจ้งก่อนส่งอย่างน้อย 48 ชั่วโมง ไม่เช่นนั้นเราคิดตามจำนวนเดิม สูตรทั่วไปดูที่คู่มือคำนวณจำนวนกล่อง

แจกกล่องในห้องอบรมอย่างไรไม่ให้รบกวนคลาส

วิธีที่เสียเวลาน้อยที่สุดคือวางกล่องเป็นกองที่โต๊ะข้างห้อง ให้ผู้เรียนเดินมาหยิบเองตอนประกาศเบรก แทนการให้คนเดินแจกทีละโต๊ะระหว่างที่วิทยากรยังพูดอยู่ ขนมทุกชิ้นอยู่ในซองใส และทุกกล่องมีทิชชู ผู้เรียนจึงหยิบกินได้ทันทีโดยไม่ต้องหาจาน

ถ้าห้องอบรมห้ามทานในห้อง ให้วางกล่องที่โถงหน้าห้อง แล้วเปิดเบรกให้คนออกไปหยิบ ผู้จัดควรมีคนหนึ่งคนยืนที่จุดวางตอนเริ่มเบรก เพื่อตอบคำถามว่ากล่องไหนเป็นของใคร ถ้าแบ่งชุดตามกลุ่ม เช่น วิทยากรใช้ Best Seller Set ผู้เรียนใช้ Value Set ให้ติดป้ายแยกกองไว้ก่อน

อบรมพนักงานกับสัมมนา ต่างกันที่การจัดเบรกอย่างไร

อบรมพนักงานมีกลุ่มคงที่และเวลาแน่นอน ส่วนสัมมนามักมีคนเข้าออกและมาจากหลายหน่วยงาน การอบรมจึงวางงบล่วงหน้าได้แม่นกว่า แต่ต้องคิดเรื่องเมนูซ้ำ

• อบรมภายใน: กลุ่มคงที่ ขนมซ้ำได้ง่าย จึงควรสลับชุดระหว่างวัน
• สัมมนา: คนมาจากหลายกลุ่มและมักมี walk-in ควรเผื่อกล่องเพิ่ม ดูหน้าจัดเบรกสัมมนา
• ประชุมสั้น: ใช้กล่องเดียวไม่ต้องแบ่งรอบ ดูหน้าจัดเบรกประชุม

ขนมประชุมพนักงานที่จัดทุกเดือนใช้ชุดเดียวกับอบรมได้ ต่างกันแค่ไม่ต้องแบ่งรอบ ถ้ามีตารางประชุมประจำ ดูแนวทางที่สั่ง snack box เป็นประจำ

อ่านเพิ่มเติม: อาหารว่างเบรกเช้ากับบ่ายเลือกต่างกันอย่างไร

ต้องเช็กอะไรที่สถานที่อบรมก่อนสั่งขนม

ต้องเช็กว่าสถานที่อนุญาตอาหารจากภายนอกหรือไม่ก่อนยืนยันออเดอร์ เพื่อไม่ให้ของมาถึงแล้วนำเข้าห้องไม่ได้ สถานที่บางแห่งมีข้อกำหนดเรื่องนี้

• ที่ทานอาหาร: ห้องอบรมอนุญาตให้ทานในห้องหรือต้องไปทานที่โถงด้านนอก
• จุดวางกล่อง: มีโต๊ะพักเบรกหรือมุมวางกล่อง เพื่อแจกโดยไม่ต้องวางบนโต๊ะเรียน
• จุดรับของ: ต้องรู้ว่าอยู่ตรงไหน และต้องแลกบัตรหรือแจ้ง รปภ. ล่วงหน้าหรือไม่
• ขยะ: มีถังขยะพอสำหรับกล่องเปล่า และมีที่เก็บกล่องที่เหลือ
• ตู้เย็น: ถ้าอยากเก็บของที่เหลือไว้รอบถัดไป ต้องรู้ว่าห้องมีตู้เย็นหรือไม่

ข้อสุดท้ายผู้จัดมักลืม ขนมที่เหลือจากรอบเช้าจะเก็บไว้รอบบ่ายได้หรือไม่ ขึ้นกับชนิดขนมและอากาศวันนั้น ถามทีมงานตอนยืนยันเมนูว่าควรเก็บอย่างไร การสั่งตามจำนวนจริงปลอดภัยกว่าเก็บข้ามรอบ

ขั้นตอนสั่ง snack box training ทำอย่างไร

สั่ง snack box training หรือขนมสำหรับ training บริษัทใช้ขั้นตอนเดียวกับ Snack Box ทั่วไป ต่างกันที่ควรส่งตารางทุกวันของหลักสูตรพร้อมกัน

1. เลือกชุดสำหรับแต่ละรอบ หรือบอกงบต่อหัวต่อวัน
2. ส่งจำนวนต่อรอบ วันที่ เวลา สถานที่ และชื่อผู้รับผ่านปุ่มสั่งทางไลน์ หรือกรอกแบบฟอร์มขอใบเสนอราคา
3. ทีมงานยืนยันเมนู ค่าจัดส่ง และยอดรวม
4. คุณยืนยัน แล้วเราเตรียมของ และต้องชำระเต็มจำนวนก่อนวันส่ง

การแจ้งตารางครั้งเดียวช่วยให้ทีมงานจัดคิวทั้งหลักสูตรได้ โดยไม่ต้องทักใหม่ทุกวัน เอกสารที่ขอได้คือใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน ยืนยันกับทีมงานเป็นรายออเดอร์ ภาพรวมบริการองค์กรดูที่รับจัดเบรกบริษัท

ข้อจำกัดและสิ่งที่ควรรู้ก่อนสั่งเบรกอบรม

ก่อนสั่ง ควรรู้ข้อจำกัดเหล่านี้ เพื่อให้แผนของหลักสูตรไม่สะดุดกลางทาง

• ขั้นต่ำ 50 กล่องต่อออเดอร์: กลุ่มเล็กกว่านี้สั่งเดี่ยว ๆ ไม่ได้ ต้องรวมรอบหรือรวมหลักสูตรเข้าด้วยกัน
• ต้องสั่งล่วงหน้า 2 วัน: งานด่วนมีทางเลือก แต่ใช้ได้กับขนมไม่กี่แบบและขึ้นกับคิวของวันนั้น ดูบริการด่วน
• ยืนยันที่อยู่เป็นรายออเดอร์: เราส่งกรุงเทพและปริมณฑล ทีมงานยืนยันตามที่อยู่ ไม่มีรายชื่อเขตที่ประกาศไว้ล่วงหน้า
• ลดจำนวนต้องแจ้ง 48 ชั่วโมง: หลังจากนั้นเราคิดตามจำนวนเดิม
• เมนูสลับได้แต่ไม่รับประกันว่าไม่ซ้ำ: ขึ้นกับคิวและของในวันนั้น
• ไม่รับรองว่าปลอดสารก่อภูมิแพ้: ผู้เรียนที่แพ้อาหารให้แจ้งทีมงานตอนสั่ง ทีมงานช่วยดูเมนูได้ แต่ผู้ที่แพ้รุนแรงควรถามส่วนผสมก่อนทาน

สรุป

จัดเบรกอบรมพนักงานให้คุมงบได้ ใช้ Snack Box ราคา ฿42, ฿70 และ ฿85 แบ่งเป็น 2 รอบต่อวัน รอบเช้าชุดเบา รอบบ่ายชุดที่มีเครื่องดื่ม แล้วคูณด้วยจำนวนคนและจำนวนวัน ออเดอร์ต้องไม่ต่ำกว่า 50 กล่องและสั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วัน สลับชุดระหว่างวันช่วยลดความเบื่อ และควรแจ้งตารางทุกวันพร้อมกันตอนสั่ง ค่าจัดส่งคิดตามระยะทางและทีมงานแจ้งก่อนปิดออเดอร์

พร้อมแล้วส่งตารางหลักสูตรมาที่แบบฟอร์มขอใบเสนอราคา หรือกดปุ่มสั่งทางไลน์จากหน้าชุดที่เลือก ทีมงานจะยืนยันเมนูและยอดรวมให้