เอกสารสั่งซื้อสำหรับองค์กร
ภาพประกอบธุรการที่ต้องซื้อขนมสำหรับประชุมวันศุกร์มักถูกถามจากฝ่ายบัญชีก่อนเสมอว่า "มีเอกสารอะไรให้เบิกบ้าง" เรื่อง snack box ใบเสนอราคา ใบเสร็จรับเงิน จึงควรเคลียร์ตั้งแต่ก่อนกดสั่ง ไม่ใช่หลังขนมถูกกินหมดแล้ว หน้านี้บอกว่า BreakHub ออกเอกสารอะไรให้ได้ ต้องเตรียมข้อมูลอะไรไว้ และลำดับที่ทำให้เอกสารไม่ตกหล่น
เอกสารที่ขอได้มีสามอย่าง คือใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน ขอใบเสนอราคาผ่านหน้า ขอใบเสนอราคา ได้ทันที ส่วนที่เหลือเป็นแนวทางให้ฝั่งผู้สั่งเตรียมตัว
BreakHub ออกเอกสารอะไรให้องค์กรได้บ้าง
BreakHub ออกเอกสารสามอย่างให้ตามคำขอ คือใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน ออเดอร์องค์กรส่วนใหญ่ใช้ตามลำดับนี้ เริ่มจากใบเสนอราคาเพื่อขออนุมัติงบ ต่อด้วยใบแจ้งหนี้เพื่อโอนเงินก่อนวันส่ง และจบด้วยใบเสร็จรับเงินเพื่อประกอบการเบิกจ่าย
| เอกสาร | ใช้ตอนไหน | ข้อมูลที่ต้องแจ้ง |
|---|---|---|
| ใบเสนอราคา | ก่อนสั่ง ใช้ขออนุมัติงบภายใน | ชุดที่เลือก จำนวนกล่อง วันส่ง สถานที่ส่ง |
| ใบแจ้งหนี้ | หลังตกลงรายการ ก่อนโอนเงิน | ชื่อนิติบุคคล ที่อยู่ตามเอกสาร |
| ใบเสร็จรับเงิน | หลังชำระเงินแล้ว ใช้ประกอบการเบิก | ชื่อและที่อยู่ที่จะปรากฏในเอกสาร |
ข้อความที่ควรพิมพ์ในแชตแรกคือ "ขอใบเสนอราคา และต้องการใบเสร็จรับเงินในชื่อบริษัท ขอทราบว่าต้องแจ้งข้อมูลอะไรเพิ่ม" แล้วแนบข้อมูลที่เตรียมไว้จากหัวข้อถัดไป
ขอใบเสนอราคา snack box ได้อย่างไร
ขอใบเสนอราคาได้สองทาง คือกรอกแบบฟอร์มที่หน้า ขอใบเสนอราคา หรือเลือกชุดในหน้าชุดแล้วกดปุ่มสั่งทาง LINE ซึ่งจะคัดลอกสรุปออเดอร์ให้ ทีมงานจะตอบกลับด้วยเมนู ค่าส่ง และยอดรวมก่อนที่คุณต้องตัดสินใจอะไร
ใบเสนอราคาจะตรงกับที่ผู้อนุมัติต้องการมากขึ้นถ้าส่งข้อมูลครบตั้งแต่ครั้งแรก คือชุดที่สนใจ จำนวนกล่อง วันและเวลาที่ต้องการรับของ และที่อยู่ส่ง ถ้ายังไม่ได้เลือกขนม ไม่ต้องรอ ขอยอดโดยประมาณจากชุดก่อนได้ แล้วค่อยเลือกเมนูทีหลัง ขนมในแต่ละชุดเลือกคละได้ แต่ละชนิดไม่เกิน 20 ชิ้น
ชุดที่ใช้เทียบงบมีสามราคา Value Set ฿42 ต่อกล่อง Recommend Set ฿70 และ Best Seller Set ฿85 ทุกราคายังไม่รวมค่าส่ง ซึ่งทีมงานคิดตามระยะทางจริงและแจ้งก่อนยืนยัน ถ้าต้องการให้เอกสารสะท้อนทั้งสองส่วน ให้บอกตั้งแต่แรกว่าอยากให้แยกค่าขนมกับค่าส่งเป็นคนละบรรทัด
ฝ่ายบัญชีควรเตรียมข้อมูลอะไรก่อนสั่ง
ข้อมูลที่ควรเตรียมคือชื่อและที่อยู่ที่จะปรากฏในเอกสาร ประเภทเอกสารที่ต้องการ และวิธีรับเอกสาร รวบรวมไว้ก่อนส่งให้ทีมงานจะประหยัดการถามกลับไปมา
| ข้อมูล | ตรวจกับใคร | เหตุผล |
|---|---|---|
| ชื่อนิติบุคคลตามเอกสารจดทะเบียน | ฝ่ายบัญชี | ชื่อผิดเล็กน้อยก็อาจต้องแก้เอกสาร |
| ที่อยู่ตามเอกสาร (ไม่ใช่ที่อยู่ส่งของ) | ฝ่ายบัญชี | สองที่อยู่นี้มักไม่ตรงกัน |
| สำนักงานใหญ่หรือสาขา | ฝ่ายบัญชี | บางองค์กรต้องระบุในเอกสาร |
| ประเภทเอกสารที่ต้องการ | ฝ่ายบัญชีหรือจัดซื้อ | ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือครบทั้งสามอย่าง |
| วิธีรับเอกสาร | ผู้ประสานงาน | อีเมล หรือช่องทางที่ทีมงานยืนยัน |
| ชื่อผู้ติดต่อและผู้รับของ | ผู้ประสานงาน | ให้ทีมงานโทรหาได้เมื่อรถถึงอาคาร |
ถ้าบริษัทของคุณมีคู่มือการเบิกจ่ายอยู่แล้ว เปิดดูหัวข้อเอกสารแนบก่อน แล้วถามทีมงานว่าเอกสารที่มีครบทุกข้อหรือไม่ ถ้าขาดข้อใด ให้ถามว่ามีทางเลือกอื่นไหม หรือเลือกแจ้งฝ่ายบัญชีให้ปรับวิธีเบิก
ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงินต่างกันอย่างไร
ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ขอให้ชำระเงินตามยอดที่ตกลง ส่วนใบเสร็จรับเงินยืนยันว่าชำระเงินแล้ว สองอย่างนี้ไม่ใช่เอกสารเดียวกัน และใช้คนละช่วงของการสั่ง
บริษัทแต่ละแห่งใช้เอกสารต่างกันในการเบิก บางที่ขอแค่ใบเสร็จรับเงิน บางที่ต้องแนบใบเสนอราคากับใบแจ้งหนี้ด้วยเพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้ จึงไม่ควรสั่งก่อนแล้วหวังว่าเอกสารจะใช้ได้ ให้ถามฝ่ายบัญชีว่าต้องการอะไร แล้วถามทีมงาน BreakHub ว่ายืนยันแบบนั้นได้ในออเดอร์นี้หรือไม่
เรื่องเวลาก็ต่างกัน ใบแจ้งหนี้ออกก่อนโอนเงิน ใบเสร็จรับเงินออกหลังชำระ เพราะ BreakHub รับชำระเต็ม 100% ก่อนวันส่ง ใบเสร็จจึงมักอยู่ในมือก่อนวันงานเสียอีก ถ้าหน่วยงานของคุณเบิกจ่ายหลังรับของเท่านั้น ให้แจ้งทีมงานตั้งแต่ตอนขอราคา จะได้ตกลงลำดับที่เหมาะกับขั้นตอนภายในของคุณ
ใบเสนอราคาที่ใช้ขออนุมัติงบควรมีอะไรบ้าง
ใบเสนอราคาที่ผู้อนุมัติอ่านแล้วเซ็นได้เลย ควรมีชื่อชุด จำนวนกล่อง ราคาต่อกล่อง ยอดรวมค่าขนม ค่าส่ง และวันที่ส่ง ถ้าขาดข้อใดข้อหนึ่ง ผู้อนุมัติมักส่งกลับมาถามและเสียเวลาไปอีกรอบ
ตัวอย่างประชุมใหญ่ 60 คน สั่ง Recommend Set 60 กล่อง (ออเดอร์ต้องไม่ต่ำกว่า 50 กล่อง)
| รายการ | คำนวณ | บาท |
|---|---|---|
| ค่าชุด Recommend Set | 60 กล่อง × 70 | 4,200 |
| ค่าส่ง | คิดตามระยะทาง | แจ้งก่อนยืนยัน |
| ยอดก่อนค่าส่ง | 4,200 |
ถ้างบของคุณอยู่ระหว่างสองชุด เช่น มีงบ 75 บาทต่อคน ชุดที่ใกล้ที่สุดคือ Recommend Set ฿70 ส่วน Best Seller Set ฿85 จะเกินงบ อีกทางคือผสมสองชุดในออเดอร์เดียว เช่น Value Set กับ Best Seller Set เริ่มจากดู ชุด snack box ทั้งหมด หรือลองใช้ เครื่องคำนวณงบ
อ่านเพิ่มเติม: สิ่งที่ต้องส่งเมื่อขอใบเสนอราคา มีรายการข้อมูลที่ทีมงานใช้ทำใบเสนอราคาให้เร็วขึ้น
ควรทำอะไรบ้าง ตั้งแต่ขอราคาจนส่งเบิก
เริ่มคุยเรื่องเอกสารพร้อมกับขอใบเสนอราคา ไม่ใช่หลังรับของ จะมีเวลาแก้ไขข้อมูลก่อนวันงานและไม่ต้องเร่งปิดงานตอนสิ้นเดือน
- เช็กกับฝ่ายบัญชีว่าต้องการเอกสารอะไรและชื่อที่อยู่ที่ถูกต้อง
- ขอใบเสนอราคาผ่านหน้าขอราคาหรือทักไลน์ พร้อมแจ้งความต้องการเอกสารในข้อความเดียวกัน
- ให้ทีมงานยืนยันเมนู ค่าส่ง ยอดรวม และรูปแบบเอกสารที่ทำได้
- ถ้าเอกสารไม่ตรงความต้องการ ปรึกษาฝ่ายบัญชีก่อนยืนยันออเดอร์
- ชำระเงินเต็มจำนวนก่อนวันส่ง แล้วขอใบเสร็จรับเงินตามที่ตกลงไว้
- หลังรับของ ตรวจจำนวนกล่อง และเก็บข้อความยืนยันไว้ประกอบเอกสารเบิกจ่าย
สั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วันตามปกติ และถ้ากระบวนการอนุมัติของคุณมีหลายขั้น ควรเผื่อเวลามากกว่านั้น ถ้าเพิ่งรู้ว่าต้องจัดงานกะทันหัน มีตัวเลือกด่วนสำหรับขนมบางรายการ ดูที่ หน้าส่งด่วน แต่ต้องถามคิวของวันนั้นก่อน
องค์กรหรือหน่วยงานที่ใช้เอกสารรูปแบบเฉพาะทำอย่างไร
ถ้าองค์กรของคุณมีแบบฟอร์มของตัวเอง เช่น ใบสำคัญรับเงินตามแบบของหน่วยงาน หรือเอกสารที่ต้องมีลายเซ็นผู้รับของ ให้ถามทีมงานเป็นรายออเดอร์ก่อนสั่ง BreakHub ยังไม่ประกาศว่ารองรับเอกสารรูปแบบพิเศษแบบใด จึงไม่ควรสันนิษฐานล่วงหน้า
ส่วนงานภาครัฐมักมีระเบียบจัดซื้อกำกับ อ่านรายละเอียดที่ ชุดเบรกสำหรับหน่วยงานราชการ และขั้นตอนขอราคาทั่วไปที่ บริการใบเสนอราคาองค์กร
ถ้าบริษัทคุณรับเฉพาะเอกสารที่ส่งทางอีเมล หรือต้องการเอกสารตัวจริง ให้ระบุข้อนี้ในข้อความแรก พร้อมบอกว่าต้องการรับเอกสารทางช่องทางใด ทีมงานจะตอบกลับว่าตรงกับที่ต้องการหรือไม่ ถ้าไม่ตรง คุณยังมีเวลาตัดสินใจก่อนวันงาน
ข้อจำกัดและสิ่งที่ควรรู้ก่อนสั่ง
เอกสารที่ BreakHub ยืนยันได้มีเท่าที่ระบุในหน้านี้ ที่เหลือต้องถามเป็นรายออเดอร์ และมีเงื่อนไขของการสั่งที่ส่งผลต่อเอกสารด้วย
- ขั้นต่ำ 50 กล่องต่อออเดอร์ ใบเสนอราคาจึงทำให้เฉพาะออเดอร์ตั้งแต่ 50 กล่องขึ้นไป น้อยกว่านี้เราไม่รับเป็นออเดอร์ปกติ
- ชำระเต็ม 100% ก่อนวันส่ง ใบเสร็จรับเงินจึงเกี่ยวกับการชำระ ไม่ใช่การรับของ ถ้าองค์กรต้องจ่ายหลังรับของ ให้ถามทีมงานก่อนยืนยัน
- ลดจำนวนกล่องต้องแจ้ง 48 ชั่วโมง หลังจากนั้นยอดในเอกสารยังเป็นจำนวนเดิม
- ค่าส่งคิดตามระยะทางจริง ทีมงานแจ้งก่อนยืนยัน ส่งในกรุงเทพและปริมณฑล ตรวจเป็นรายที่อยู่ ต่างจังหวัดถามเป็นรายกรณี
- ไม่มีเอกสารที่ไม่ได้ระบุ ถ้าองค์กรต้องใช้เอกสารนอกเหนือจากสามอย่างข้างต้น ให้ถามทีมงานก่อน อย่าสันนิษฐานว่าจะมี
สรุป
BreakHub ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงินให้องค์กรตามคำขอ ขอใบเสนอราคาได้ทันที ชุดเริ่ม ฿42 ต่อกล่อง ขั้นต่ำ 50 กล่อง สั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วัน และชำระเต็มก่อนวันส่ง เรื่องเอกสารควรคุยพร้อมกับขอราคา โดยเตรียมชื่อนิติบุคคลกับที่อยู่ตามเอกสารไว้ให้ครบ ส่วนเอกสารรูปแบบเฉพาะของหน่วยงานให้ทีมงานยืนยันเป็นรายออเดอร์
เตรียมข้อมูลแล้ว ขอใบเสนอราคา ได้เลย หรือกดปุ่มสั่งทาง LINE บนหน้าชุดที่เลือก
แพ็กเกจที่เกี่ยวข้อง
คำถามที่พบบ่อย
สั่ง snack box แล้วขอเอกสารอะไรได้บ้าง
ขอใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงินได้ผ่านทีมงาน แจ้งชื่อนิติบุคคล ที่อยู่ตามเอกสาร และประเภทเอกสารที่ต้องการตั้งแต่ข้อความแรก ส่วนเอกสารรูปแบบเฉพาะของหน่วยงานให้ทีมงานยืนยันเป็นรายออเดอร์
จัดเบรกขอใบเสร็จรับเงินได้หรือเปล่า
ได้ ให้บอกไว้ในข้อความแรกพร้อมข้อมูลที่ต้องปรากฏในเอกสาร เช่น ชื่อนิติบุคคลและที่อยู่ตามเอกสาร ทีมงานจะออกใบเสร็จรับเงินให้หลังชำระเงิน ซึ่งต้องชำระเต็มจำนวนก่อนวันส่ง
ขนมบริษัทเอกสารบัญชีต้องเตรียมอะไร
เตรียมชื่อนิติบุคคล ที่อยู่ตามเอกสาร สำนักงานใหญ่หรือสาขา และประเภทเอกสารที่ต้องการ แยกจากที่อยู่สำหรับส่งของ เพราะสองอย่างนี้มักเป็นคนละที่ แล้วส่งให้ทีมงานพร้อมใบขอราคา
ราคาต่อกล่องรวมค่าจัดส่งหรือไม่
ไม่รวม ราคาบนเว็บเป็นราคาต่อกล่อง เช่น Value Set 42 บาท Recommend Set 70 บาท Best Seller Set 85 บาท ส่วนค่าจัดส่งคิดแยกตามระยะทางจริง ให้ขอให้ทีมงานระบุยอดแต่ละส่วนไว้ในข้อความยืนยันยอด
จัดเบรกใบแจ้งหนี้ออกให้ตอนไหน
หลังทีมงานยืนยันเมนู จำนวนกล่อง และค่าส่งแล้ว ทีมงานจะส่งยอดให้โอนก่อนวันส่ง ถ้าบริษัทต้องใช้ใบแจ้งหนี้ประกอบการขออนุมัติจ่าย ให้บอกตั้งแต่ตอนขอใบเสนอราคา
ควรแจ้งเรื่องเอกสารตอนไหน
แจ้งพร้อมกับตอนขอใบเสนอราคา ไม่ใช่หลังรับของ เพราะถ้าเอกสารไม่ตรงกับที่บัญชีต้องการ จะยังมีเวลาตัดสินใจเรื่องชุดหรือปรับวิธีเบิกจ่ายก่อนวันงาน
ขอใบเสนอราคา snack box ขั้นต่ำกี่กล่อง
ขั้นต่ำ 50 กล่องต่อออเดอร์ ผสมขนมหลายชนิดในออเดอร์เดียวได้ ชนิดละไม่เกิน 20 ชิ้น ถ้าต้องการน้อยกว่า 50 กล่อง เราไม่รับเป็นออเดอร์ปกติ ลองทักถามทีมงานว่ามีทางเลือกอะไรบ้าง
