ชุดเบรกสำหรับหน่วยงานราชการ

ประชุมหน่วยงานรัฐมีเรื่องที่บริษัทเอกชนไม่ค่อยเจอ คือการเบิกจ่ายต้องเป็นไปตามระเบียบของแต่ละหน่วย และเจ้าหน้าที่ต้องเตรียมเอกสารให้ครบก่อนจะสั่งของได้ หน้านี้เขียนให้เจ้าหน้าที่ธุรการหรือพัสดุที่กำลังหา ชุดอาหารว่างหน่วยงานราชการ สำหรับประชุม อบรม หรือโครงการ และบอกตรง ๆ ว่า BreakHub ทำอะไรได้ อะไรต้องถามกันก่อน

ขอบอกไว้ก่อนจะได้ไม่เสียเวลา หน้านี้ไม่อ้างว่า BreakHub รองรับวิธีจัดซื้อจัดจ้างแบบใดโดยเฉพาะ การตีความระเบียบเป็นเรื่องของหน่วยงานคุณ สิ่งที่เราให้ได้คือราคา รายการขนม และใบเสนอราคาที่ชัดพอจะนำไปประกอบการพิจารณา

หน่วยงานราชการสั่งชุดอาหารว่างได้หรือไม่

หน่วยงานราชการสั่งชุดอาหารว่างจาก BreakHub ได้ โดยส่งรายละเอียดผ่านฟอร์มขอราคาหรือปุ่มสั่งทางไลน์เหมือนลูกค้าองค์กรทั่วไป ส่วนเอกสารที่เกี่ยวกับการจัดซื้อภาครัฐ ทีมงานต้องยืนยันเป็นรายออเดอร์ก่อนที่คุณจะตัดสินใจ

เรื่องที่ยืนยันได้จากข้อมูลปัจจุบันมีดังนี้

• ขั้นต่ำและการผสมชุด: ออเดอร์หนึ่งต้องไม่ต่ำกว่า 50 กล่อง ผสมชุดและผสมขนมได้ แต่ขนมชนิดเดียวกันไม่เกิน 20 ชิ้น
• ราคา: กล่องละ ฿42, ฿70 หรือ ฿85 ตามชุด ค่าส่งอยู่นอกราคากล่องและคิดตามระยะทางจริง
• พื้นที่และเวลา: ส่งในกรุงเทพและปริมณฑล ทีมงานยืนยันเป็นรายที่อยู่ และต้องสั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วัน
• การขอราคา: ส่งรายละเอียดงานที่ ฟอร์มขอใบเสนอราคา ได้ทุกเมื่อ

ส่วนเรื่องที่ต้องถามทีมงาน ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน เอกสารตามระเบียบจัดซื้อของหน่วย และรูปแบบการชำระเงิน เงื่อนไขปกติของเราคือชำระเต็ม 100% ก่อนวันส่ง ถ้าหน่วยงานต้องจ่ายหลังตรวจรับ ให้ถามก่อนว่าทำได้หรือไม่ รายละเอียดเอกสารอ่านต่อได้ที่ เอกสารสั่งซื้อสำหรับองค์กร

ขั้นตอนสั่งอาหารว่างงานประชุมราชการมีอะไรบ้าง

ขั้นตอนสั่งอาหารว่างงานประชุมราชการเริ่มจากเช็กวงเงินและวิธีจัดซื้อภายในหน่วยก่อน แล้วค่อยขอใบเสนอราคา เพราะวงเงินเป็นตัวกำหนดว่าเลือกชุดไหนได้

1. ตรวจกับพัสดุว่าการประชุมนี้อยู่ในวงเงินและวิธีจัดซื้อแบบใด
2. นับผู้เข้าร่วมให้ครบ รวมวิทยากรและเจ้าหน้าที่หน้างาน แล้วนับจำนวนรอบเบรก
3. ส่งจำนวน วันเวลา สถานที่ และชุดที่สนใจให้ทีมงานทางไลน์ หรือกรอกที่ หน้าขอใบเสนอราคา
4. รับใบเสนอราคา เทียบกับวงเงิน และถามเรื่องเอกสารที่หน่วยต้องใช้
5. เมื่ออนุมัติภายในเรียบร้อย จึงยืนยันออเดอร์และชำระเงิน
6. วันงาน ตรวจรับจำนวนกล่องตามที่ตกลง

การอนุมัติภายในมักกินเวลา จึงควรเผื่อมากกว่า 2 วันขั้นต่ำ เริ่มขอราคาตั้งแต่รู้วันประชุมเลยดีกว่า ถ้าต้องลดจำนวนกล่องภายหลัง ต้องแจ้งล่วงหน้า 48 ชั่วโมง หลังจากนั้นเราคิดตามจำนวนเดิม

งบอาหารว่างประชุมราชการ คิดเท่าไรจึงพอดี

วิธีคิดงบคือจำนวนผู้เข้าร่วม คูณจำนวนรอบเบรก คูณราคาชุด แล้วบวกค่าส่งที่ทีมงานยืนยัน วงเงินต่อคนที่ใช้ได้จริงขึ้นกับระเบียบของแต่ละหน่วย ซึ่งเราไม่ทราบล่วงหน้า

ตัวอย่างประชุมคณะทำงาน 50 คน เบรกรอบเดียว เทียบทุกชุดได้ตามตารางนี้ ถ้าผู้เข้าร่วมน้อยกว่า 50 คน ก็ยังต้องสั่งขั้นต่ำ 50 กล่อง ลองรวมกับประชุมอื่นของหน่วยในวันเดียวกัน หรือทักไลน์ถามทีมงานก่อน

ชุด	ราคา/กล่อง	50 กล่อง (บาท)	สิ่งที่ได้ต่อกล่อง
Value Set	42	2,100	ขนมคลาสสิก 1 ชิ้น + น้ำดื่มถ้วย 100 มล.
Recommend Set	70	3,500	ขนมพรีเมียม 2 ชิ้น (ไม่มีเครื่องดื่ม)
Best Seller Set	85	4,250	ขนมพรีเมียม 2 ชิ้น + น้ำผลไม้รสส้ม 180 มล.

ทุกยอดยังไม่รวมค่าส่ง สมมติวงเงินต่อคนอยู่ที่ 60 บาท Recommend Set ที่ ฿70 เกินวงเงิน ชุดที่เข้าได้คือ Value Set ฿42 ซึ่งเหลือ 18 บาทต่อคนไว้รองรับค่าส่ง ลองบอกวงเงินให้ทีมงาน แล้วให้ช่วยจัดชุดให้พอดี หรือใช้ เครื่องคำนวณงบ snack box ลองหลายแบบก่อนก็ได้

เรื่องเมนู Value Set เลือกจากเมนูคลาสสิก 10 แบบ ส่วน Recommend Set และ Best Seller Set เลือกจากเมนูพรีเมียม 19 แบบ ขนมทุกชิ้นห่อซองใสแยก และมีทิชชูในกล่อง ถ้าเอกสารของหน่วยต้องระบุรายการขนมละเอียด ให้ถามทีมงานว่าระบุได้ระดับไหน

ขนมจัดเบรกโครงการ อบรม และงานหลายวัน สั่งอย่างไร

โครงการหลายวันควรสั่งเป็นรอบตามวัน ไม่ควรรวมเป็นก้อนเดียว เพราะจำนวนผู้เข้าร่วมแต่ละวันมักไม่เท่ากัน และการลดจำนวนต้องแจ้งล่วงหน้า 48 ชั่วโมง

ตัวอย่างอบรม 3 วัน วันละ 2 รอบ ผู้เข้าอบรม 50 คน ใช้ Value Set ทุกรอบ

รายการ	คำนวณ	บาท
1 วัน	50 × 2 รอบ × 42	4,200
3 วัน	4,200 × 3	12,600

ยอด 12,600 บาทนี้ยังไม่รวมค่าส่ง ซึ่งทีมงานจะยืนยันว่าคิดรายวันหรือรวม ควรถามด้วยว่าแจ้งวันเวลาทุกวันในออเดอร์เดียวได้หรือต้องแยก และวางเมนูให้ต่างกันในแต่ละวัน ผู้เข้าอบรมจะได้ไม่เบื่อขนมซ้ำ

อ่านเพิ่มเติม: ออกแบบเบรกประชุมทั้งวัน 2 รอบ

เจ้าหน้าที่ธุรการควรเตรียมอะไรก่อนติดต่อทีมงาน

เจ้าหน้าที่ธุรการควรเตรียมข้อมูลหกข้อด้านล่างก่อนติดต่อ เพราะถ้าครบ ทีมงานเสนอราคาได้ในรอบเดียว และคุณไม่ต้องกลับไปถามหัวหน้างานซ้ำ

• ชื่อโครงการและวันที่จัด: ระบุให้ตรงกับหนังสือหรือบันทึกขออนุมัติของหน่วย
• จำนวนผู้เข้าร่วม: แยกจำนวนที่ยืนยันแล้วกับจำนวนโดยประมาณ
• เวลาและจุดรับของ: บอกอาคาร ชั้น ห้อง และเวลาที่ต้องการให้ของถึง
• วงเงิน: ต่อคนหรือรวม ตามที่ได้รับอนุมัติ
• เอกสารที่ต้องใช้: เช่น ใบเสนอราคา ใบเสร็จรับเงิน หรืออย่างอื่นตามระเบียบของหน่วย
• ข้อควรระวังด้านอาหาร: ถ้ามีผู้เข้าร่วมที่รับประทานบางอย่างไม่ได้ ให้แจ้งตั้งแต่ตอนขอราคา เราไม่รับรองว่าชุดมาตรฐานปลอดสารก่อภูมิแพ้

ถ้าต้องการรายการเทียบแบบละเอียด ดู checklist สั่ง snack box สำหรับฝ่ายจัดซื้อ และถ้ายังไม่แน่ใจว่าต้องแจ้งอะไร หน้า สิ่งที่ต้องแจ้งร้านจัดเบรกก่อนสั่ง สรุปไว้ครบ

ประชุมกี่คนควรสั่งกี่กล่อง ถ้าหน่วยงานมีผู้เข้าร่วมไม่แน่นอน

ประชุมที่จำนวนผู้เข้าร่วมไม่แน่นอนควรสั่งตามจำนวนที่ลงทะเบียนบวกเจ้าหน้าที่หน้างาน แล้วเผื่อเพิ่มเล็กน้อยตามประสบการณ์ของหน่วย ตัวเลขเผื่อเป็นข้อเสนอแนะ ไม่ใช่อัตราที่กำหนดตายตัว

ลองนึกภาพประชุมสรุปผลโครงการ 60 คน เริ่ม 9 โมงเช้า มีวิทยากร 2 คน และเจ้าหน้าที่ลงทะเบียน 4 คน รวมแล้วต้องมี 66 กล่อง ไม่ใช่ 60 ถ้าเลือก Value Set ยอดคือ 66 × 42 = 2,772 บาท ก่อนค่าส่ง หากหน่วยต้องการให้ตัวเลขกล่องตรงกับรายชื่อผู้เข้าร่วมในบันทึกเบิกจ่าย ควรถามพัสดุก่อนว่ารวมเจ้าหน้าที่หน้างานในรายการได้หรือไม่

ถ้าการประชุมเลื่อนหรือจำนวนคนเปลี่ยน ให้แจ้งทีมงานเร็วที่สุด การลดจำนวนกล่องต้องแจ้งก่อน 48 ชั่วโมง ถ้าช้ากว่านั้นจำนวนเดิมยังคิดตามเดิม จึงควรยืนยันจำนวนสุดท้ายภายในหน่วยก่อนกำหนดนั้น

ข้อจำกัดและสิ่งที่ควรยืนยันกับทีมงานก่อนสั่ง

มีสี่เรื่องที่ไม่ควรเดา และควรขอคำตอบเป็นข้อความในแชต เพราะเป็นเรื่องที่หน่วยงานมักตรวจย้อนหลัง

1. เอกสารที่ออกให้ได้ในออเดอร์นี้ และรูปแบบ
2. วิธีและเวลาชำระเงิน เทียบกับกำหนดเบิกจ่ายของหน่วย (เงื่อนไขปกติคือชำระเต็ม 100% ก่อนส่ง)
3. ค่าส่งที่คิดตามระยะทางจริง และพื้นที่จัดส่งที่ทีมงานยืนยันแล้ว
4. เงื่อนไขการเปลี่ยนจำนวนหรือยกเลิก ถ้าการประชุมเลื่อน

ข้อจำกัดที่ควรรู้ด้วย คือเราไม่รับออเดอร์ต่ำกว่า 50 กล่อง ไม่ส่งฟรี ไม่รับปากเวลาส่งที่ตายตัว และไม่รับรองว่าชุดมาตรฐานปลอดภัยสำหรับผู้แพ้อาหาร ถ้าข้อใดทีมงานยังตอบไม่ได้ ให้ถือว่ายังไม่ยืนยัน และอย่าเพิ่งรับปากผู้บังคับบัญชาว่าทำได้ ดูใบเสนอราคาและเอกสารที่ บริการใบเสนอราคาองค์กร

สรุป

หน่วยงานราชการสั่งชุดอาหารว่างจาก BreakHub ได้ ขั้นต่ำ 50 กล่อง ราคา ฿42 ถึง ฿85 ต่อกล่อง ค่าส่งแยกและคิดตามระยะทาง สั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วัน และชำระเต็มก่อนวันส่ง สิ่งที่ต้องยืนยันก่อนสั่งคือเอกสารตามระเบียบของหน่วย วิธีชำระเงิน และพื้นที่ส่ง ซึ่งเราไม่อ้างล่วงหน้าว่ารองรับวิธีจัดซื้อแบบใด

เริ่มจากเลือกชุดที่ หน้า snack box แล้วส่งรายละเอียดงานที่ ฟอร์มขอใบเสนอราคา หรือกดปุ่มสั่งทางไลน์ ทีมงานจะตอบกลับพร้อมยอดที่ยืนยันแล้ว