จัดเบรกงานประชุมครั้งแรก: ขั้นตอนละเอียด

ถ้าหัวหน้าเพิ่งมอบหมายให้คุณดูเรื่องอาหารว่างของประชุมเป็นครั้งแรก สิ่งที่ยากมักไม่ใช่การเลือกขนม แต่คือการไม่รู้ว่าต้องทำอะไรก่อนหลัง หน้านี้เป็นคู่มือจัดเบรกประชุมครั้งแรกตามลำดับเวลา ตั้งแต่เริ่มวางแผนจนถึงวันส่ง เขียนจากมุมของคนที่ต้องประสานงานเองทั้งหมด

ไทม์ไลน์ในหน้านี้ (7 ถึง 14 วันก่อนงาน) เป็นตัวอย่างการวางแผนสำหรับองค์กรที่ต้องรออนุมัติ ไม่ใช่ระยะเวลาที่ BreakHub กำหนด สิ่งที่เรากำหนดจริงคือสั่งอย่างน้อย 2 วันล่วงหน้า และขั้นต่ำ 50 กล่อง ถ้าเหลือเวลาน้อยกว่านั้น มีตัวเลือกด่วนที่ใช้ได้กับขนมบางรายการ ให้ถามคิวทางไลน์

วิธีจัดเบรกประชุมมีกี่ขั้นตอน

วิธีจัดเบรกประชุมมี 7 ขั้นตอน เรียงตั้งแต่นับคนไปจนถึงตรวจรับของ ทำตามลำดับนี้แล้วจะไม่ลืมเรื่องสำคัญ

1. นับจำนวนผู้เข้าร่วมและกำหนดรอบเบรก
2. ตั้งงบต่อคนและงบรวม
3. เลือกแพ็กเกจ
4. เตรียมข้อมูลสถานที่และเวลา
5. ส่งข้อมูลและขอใบเสนอราคา
6. ตรวจสรุปออเดอร์และยืนยัน
7. เตรียมวันงานและตรวจรับ

แต่ละขั้นอธิบายในหัวข้อถัดไป ผู้ที่ต้องการแบบฟอร์มตรวจทีละช่อง ดูchecklist สั่ง snack box สำหรับฝ่ายจัดซื้อ

วิธีจัดเบรกประชุม เริ่มจากนับคนและตั้งงบอย่างไร

เริ่มจากสองตัวเลขนี้ก่อนทำอย่างอื่น คือจำนวนคนและงบรวม เพราะทุกขั้นหลังจากนั้นขึ้นกับสองตัวเลขนี้

การนับคนไม่ควรนับเฉพาะผู้เข้าประชุม ให้รวมวิทยากร ทีมจัดงาน และคนที่อาจเข้ามาเสริม ประชุมภายในอาจเผื่อเล็กน้อย ส่วนงานที่ลงทะเบียนล่วงหน้า ให้ใช้ตัวเลขที่ยืนยันแล้ว ถ้านับรวมแล้วไม่ถึง 50 คน ออเดอร์จะไม่ผ่านขั้นต่ำ ลองรวมกับงานอื่นของฝ่ายหรือทักไลน์ปรึกษาทีมงาน

ตัวอย่างสัมมนาครึ่งวัน มีผู้เข้าร่วม 45 คน ทีมจัดงาน 5 คน รวม 50 คน เบรกรอบเดียว

แพ็กเกจ	คำนวณ	ยอดก่อนค่าส่ง (บาท)
Value Set	50 × 42	2,100
Recommend Set	50 × 70	3,500
Best Seller Set	50 × 85	4,250

ตารางนี้ยังไม่รวมค่าส่ง ซึ่งคิดตามระยะทางจริง อย่าลืมถามค่าส่งก่อนส่งงบให้ผู้อนุมัติ ถ้าคิดงบแล้วยังไม่ลงตัว ลองเครื่องคำนวณงบ snack boxกับหลายแพ็กเกจ ถ้าเบรกมี 2 รอบ ให้คูณจำนวนรอบเข้าไปด้วย เช่น 50 คน 2 รอบด้วย Value Set คือ 100 × 42 = ฿4,200

จัดอาหารว่างประชุมครั้งแรก ควรเลือกแพ็กเกจไหน

สำหรับครั้งแรก เลือกแพ็กเกจกลางอย่าง Recommend Set ราคา 70 บาท หรือ Best Seller Set ราคา 85 บาทที่มีเครื่องดื่ม จะเสี่ยงน้อยที่สุด เพราะผู้ร่วมงานได้ขนมพรีเมียม 2 ชิ้น และปรับขึ้นลงได้ในครั้งหลัง

• Value Set 42 บาท: ขนมคลาสสิก 1 ชิ้นกับน้ำดื่มถ้วย 100 มล. เหมาะกับงบจำกัดหรือเบรกสั้น เลือกขนมจากเมนูคลาสสิก 10 แบบ
• Recommend Set 70 บาท: ขนมพรีเมียม 2 ชิ้น ไม่มีเครื่องดื่ม จึงควรมีน้ำหรือกาแฟจากห้องประชุมอยู่แล้ว
• Best Seller Set 85 บาท: ขนมพรีเมียม 2 ชิ้นกับน้ำผลไม้รสส้ม 180 มล. เหมาะกับแขกหรือผู้บริหาร

ขนมเลือกจากเมนูของชุด คือคลาสสิก 10 แบบหรือพรีเมียม 19 แบบ คละได้ แต่ชนิดเดียวกันไม่เกิน 20 ชิ้นต่อออเดอร์ ทุกชิ้นอบสดตามออเดอร์ แพ็กซองใสแยกชิ้น และมีทิชชู่ในกล่อง ทีมงานจะยืนยันเมนูก่อนส่ง ผสมแพ็กเกจในออเดอร์เดียวได้ เช่น ผู้บริหาร 5 คนใช้ Best Seller Set ที่เหลือใช้ Recommend Set เทียบแต่ละแพ็กเกจที่หน้า snack box

ควรเริ่มวางแผนจัดเบรกกี่วันก่อนงาน

ถ้าบริษัทต้องผ่านการอนุมัติ ให้เริ่มราว 14 วันก่อนงาน แต่ถ้าไม่ต้องรออนุมัติ ย่นได้ ขอเพียงเหลือไม่น้อยกว่า 2 วันก่อนวันงาน ตารางนี้เป็นตัวอย่างการวางแผน ไม่ใช่เงื่อนไขของ BreakHub

ช่วงเวลา	สิ่งที่ทำ	ผลลัพธ์
14 วันก่อน	นับคน ตั้งงบ ถามฝ่ายบัญชีว่าต้องใช้เอกสารอะไร	จำนวนคนและงบเบื้องต้น
10 วันก่อน	เลือกแพ็กเกจ ขอใบเสนอราคาผ่านแบบฟอร์มขอใบเสนอราคา	ใบเสนอราคาพร้อมค่าส่ง
7 วันก่อน	ส่งอนุมัติภายใน ยืนยันจำนวนคนอีกครั้ง	ได้รับอนุมัติ
5 วันก่อน	ยืนยันออเดอร์กับทีมงาน ระบุจุดรับของ	ออเดอร์เข้าคิว
2 วันก่อน	แจ้งอาคารและผู้รับของ ล็อกจำนวนสุดท้าย	ข้อมูลหน้างานครบ
วันงาน	รับของ นับกล่อง แจกตามรอบ	เบรกเสร็จตามแผน

การลดจำนวนกล่องต้องแจ้งล่วงหน้า 48 ชั่วโมง หลังจากนั้นยอดเดิมยังคงอยู่ จึงควรตั้งวันล็อกจำนวนในทีมของคุณให้เร็วกว่านั้น ถ้าการอนุมัติของบริษัทเร็ว คุณอาจย่นเหลือ 4 ถึง 5 วันได้ ลบเฉพาะขั้นที่ไม่จำเป็น

อ่านเพิ่มเติม: snack box สั่งล่วงหน้ากี่วัน อธิบายเรื่องเวลาเตรียมของและกรณีที่เหลือเวลาน้อย

จัดเบรกต้องเตรียมอะไรบ้างก่อนส่งข้อมูลให้ทีมงาน

เตรียมข้อมูล 5 ข้อ คือวันเวลา สถานที่ส่ง จำนวนกล่อง แพ็กเกจ และเอกสารที่ต้องการ แล้วส่งในข้อความเดียว จะได้ใบเสนอราคาเร็วที่สุด

อีกสองสิ่งที่มือใหม่มักลืมคือ ชื่อผู้รับของหน้างานที่รับโทรศัพท์ได้ กับข้อจำกัดของอาคาร เช่น ต้องแลกบัตรหรือต้องใช้ลิฟต์บริการ สองเรื่องนี้ทำให้คนส่งของเสียเวลาหน้าตึกได้ง่ายที่สุด จึงควรบอกตั้งแต่ตอนส่งออเดอร์ รายละเอียดเต็มอยู่ที่สิ่งที่ต้องแจ้งร้านจัดเบรกก่อนสั่ง

วิธีจัดเบรคสัมมนาต่างจากประชุมภายในอย่างไร

สัมมนามักมีผู้เข้าร่วมมากกว่า และมีวิทยากรหรือแขกพิเศษ จึงต้องวางจุดรับ จุดแจกกล่อง และจำนวนสำรองให้ละเอียดกว่า ส่วนประชุมภายในมักแจกที่โต๊ะประชุมได้เลย

• ประชุมภายในหลายสิบคน: วางกล่องหน้าห้องหรือกลางโต๊ะให้ผู้ร่วมงานหยิบเอง โดยต้องรวมให้ถึง 50 กล่องต่อออเดอร์
• สัมมนา 50 คนขึ้นไป: ตั้งโต๊ะแจกด้านนอกห้อง แบ่งช่วงเวลาไม่ให้เกิดคิวยาว
• มีแขกพิเศษหรือผู้บริหาร: พิจารณาแพ็กเกจที่ใหญ่กว่า เช่น Best Seller Set เฉพาะกลุ่มนี้
• หลายรอบในวันเดียว: แยกจำนวนแต่ละรอบ และบอกเวลาถึงของของแต่ละรอบ

ถ้างานของคุณมีสองรอบ เช้าและบ่าย อ่านต่อที่ออกแบบเบรกประชุมทั้งวัน 2 รอบ และถ้าเป็นงานองค์กรหลายประเภท ดูภาพรวมที่snack box สำหรับองค์กร

วันงานจริง ต้องทำอะไรบ้าง

ในวันงาน หน้าที่หลักของคุณมี 3 อย่าง คือรอรับของ นับกล่อง และแจกตามเวลา ถ้ามีอะไรผิดปกติ แจ้งทีมงานทางไลน์ทันที

ตัวอย่างประชุมเริ่ม 09.00 น. เบรก 10.30 น. ควรให้ของถึงประมาณ 10.00 น. นับกล่องทันทีเทียบกับใบสรุปออเดอร์ แล้ววางไว้ในที่ที่ไม่โดนแดดจนถึงเวลาแจก เวลาถึงที่ตกลงกันแต่ละออเดอร์ต้องยืนยันกับทีมงาน เราไม่รับประกันเวลาถึงล่วงหน้า ขนมอบสดตามออเดอร์และไม่ใส่สารกันบูด จึงไม่ควรวางทิ้งไว้ในห้องร้อนนานเกินจำเป็น

หลังเบรกเสร็จ จดตัวเลข 3 ตัว คือผู้เข้าร่วมจริง กล่องที่เหลือ และเวลาที่เหมาะกับรอบถัดไป ใช้เป็นฐานตอนสั่งครั้งหน้า ซึ่งจะง่ายกว่าครั้งแรกมาก

ข้อจำกัดและสิ่งที่ควรรู้ก่อนสั่งเป็นครั้งแรก

มือใหม่มักคิดว่าสั่งได้เหมือนซื้อขนมทั่วไป แต่ BreakHub มีเงื่อนไขที่ควรรู้ก่อนวางแผน เราบอกไว้ตรง ๆ เพื่อไม่ให้ต้องแก้แผนตอนใกล้วันงาน

• ขั้นต่ำ 50 กล่อง: ออเดอร์ที่น้อยกว่านี้เรายังไม่รับ ถ้างานเล็กกว่านั้นให้รวมกับงานอื่นหรือทักไลน์ถามทีมงานก่อน
• สั่งล่วงหน้า 2 วัน: งานด่วนมีตัวเลือกจำกัดเฉพาะขนมบางรายการ และขึ้นกับคิวของวันนั้น เราไม่รับปากว่าทำทัน
• ชำระก่อนส่ง: ชำระเต็ม 100% ก่อนวันส่ง ควรวางแผนให้ฝ่ายบัญชีจ่ายทัน
• ค่าส่งแยก: คิดตามระยะทางจริงและแจ้งก่อนยืนยัน พื้นที่คือกรุงเทพและปริมณฑล ยืนยันเป็นรายที่อยู่
• ไม่มีบริการจัดเลี้ยงเต็มรูปแบบ: เราส่งกล่องขนมถึงอาคาร ไม่มีพนักงานเสิร์ฟหรือจัดโต๊ะ

สรุป

จัดเบรกประชุมครั้งแรกไม่ยากถ้าทำตามลำดับ นับคน ตั้งงบ เลือกแพ็กเกจ ส่งรายละเอียดงาน และตรวจรับของในวันงาน ราคาแพ็กเกจคือ 42, 70 และ 85 บาทต่อกล่อง ขั้นต่ำ 50 กล่อง สั่งอย่างน้อย 2 วันล่วงหน้า และค่าส่งแยกตามระยะทางจริง ถ้าต้องรออนุมัติ ให้เริ่มวางแผนราว 14 วันก่อนงาน

พร้อมแล้ว ส่งจำนวนคน วันเวลา และสถานที่ผ่านฟอร์มขอใบเสนอราคา หรือกดปุ่มสั่งผ่าน LINE ในหน้าชุดที่เลือก ทีมงานจะยืนยันเมนูและค่าส่งให้ก่อนชำระเงิน